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準(zhǔn)備充分，謀劃在前。會前準(zhǔn)備是整個會務(wù)的重點(diǎn)，也是工作量大的一個階段，任何一次成功的會議都建立在充分準(zhǔn)備的基礎(chǔ)上。所以，必須在會前做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，應(yīng)當(dāng)考慮在早，行動在早，落實(shí)在早，能早點(diǎn)做的拖延，能多準(zhǔn)備的偷懶。一是認(rèn)真做好方案制訂、會前動員、材料準(zhǔn)備、會議通知、會場布置、食宿安排等會前準(zhǔn)備工作，并反復(fù)檢查，確保開會時不發(fā)生差錯與故障。二是對于一些必須在會中和會后完成的工作，可以提前準(zhǔn)備，打好基礎(chǔ)，做好方案。比如：擬訂會議通報(bào)、紀(jì)要的初稿，安排會后整理人員，幫助參會人員預(yù)訂返程票等。三是預(yù)先考慮會議中可能出現(xiàn)的變化或意外情況，多想想可能會發(fā)生什么問題，可能出現(xiàn)什么緊急突發(fā)事項(xiàng)。制訂應(yīng)對緊急突發(fā)情況的預(yù)案，對可能存在的問題和隱患提前解決或加強(qiáng)防范。






勤勉，節(jié)約成本。會務(wù)工作人員要增強(qiáng)時間觀念，對規(guī)定時間內(nèi)完成的工作，只能按期或提前完成，決不允許拖沓遲延。有時會務(wù)工作人員較少，需要一人身兼數(shù)職，同時抓好幾項(xiàng)工作，這更要求會務(wù)人員勤奮工作、善于工作，做到多思考、多觀察、多交流、多檢查、快行動，確保地完成肩負(fù)的任務(wù)。此外，無論是用會場、印材料還是定食宿、跑接待，各項(xiàng)會務(wù)工作都需要花費(fèi)，特別是大型會務(wù)工作，總會有一筆不小的費(fèi)用支出。會務(wù)人員應(yīng)當(dāng)在保證會議效果和質(zhì)量的前提下，用心做好會務(wù)預(yù)算工作，精打細(xì)算，勤儉節(jié)約，力爭少花錢、多辦事、辦好事。





第六步：展品的運(yùn)輸。展會主辦方會在參展細(xì)則里提供展品運(yùn)輸?shù)奶嶝涁?fù)責(zé)人的姓名和收貨地址，您可以按此，將展品提前運(yùn)往展覽所在地。另一便捷的方式是委托運(yùn)輸代理，運(yùn)輸代理提供門到展位到門的服務(wù)。第七步：布展和撤展。大會組織者通常會給布展留出足夠的時間，展覽會的布展時間為3天以上，并且可以在正常工作時間之外加班施工。在展會后一天，觀眾清場以后即可以開始撤展。
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