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檔案管理系統產品特點

1.數字化辦公    是以信息的輸入、處理、輸出三大步的處理手段信息化。具體指采用掃描儀把書面信息直接輸入到計算機，無須重新錄入。然后通過網絡技術以電子化方式發送至任何需要該信息的地方，然后通過打印機輸出信息，達到信息共享的目的。

2.無紙化管理    無紙化管理是提高工作效率的良好途徑，可以促進企業管理質量的提高，降低成本并且同時提高工作效率。實現權責可追、智能搜索，代表著企業具備現代化管理標志。

3.紙質版與電子版共存    紙介質包括所有財務憑證賬簿，經濟合同 傳真件等經營資料，人事檔案、通知、規章制度等辦公資料，技術部的圖紙、代碼技術資料等。電子介質包括：電子文檔、圖紙、源代碼等。從信息安全的角度來看，紙質資料檔案和電子資料檔案的共存將長時間持續下去。從資料檔案管理和使用的角度來看，各種有價值的資料檔案內容被記錄和存檔目的就是促進資料檔案資源的共享。因此，資料檔案管理人員必須做好電子資料檔案管理工作，做好電子資料檔案和紙質資料檔案同步的管理工作，加快紙質資料檔案掃描轉換過程，逐漸將紙質資料檔案轉變為電子資料檔案。

檔案管理系統的必要性

隨著現代信息技術的發展，大眾的生活與工作也發生了巨大改變。信息技術的普及與應用，改變了事業單位檔案管理方式，傳統的紙質檔案管理，不僅保存難度大，在傳統的檔案保存方式中，很多檔案出現丟失、氧化問題，這些問題嚴重影響檔案管理工作開展。隨著現代信息化檔案管理發展。可以利用信息技術，將檔案在網絡中進行管理。但是在實際的應用中，依舊存在不足之處，只有解決檔案信息化建設中存在的問題，才可以使檔案信息化建設走入正軌，使事業單位的工作得以順利開展。

檔案管理系統體現了智慧檔案館的核心價值

高校智慧檔案館有檔案信息感知與協同處置的功能,綜合運用先進的物聯網技術、云計算技術和自動控制技術,構建一個感知并根據預設方案和案例經驗等自動處置檔案內容信息、載體信息和管理信息的檔案綜合管理和控制體系,以提高的檔案管理與檔案館運行的效率和服務水平。高校智慧檔案館建設目標是實現檔案館管理、服務的智慧化,很大程度地發揮檔案的價值。雖然現在檔案學界普遍認為智慧檔案館建設是通過物聯網、云計算等智慧技術和相應的智慧設備反映和實現的。