電子檔案掃描軟件品牌企業“本信息長期有效”

檔案掃描流程

相比于檔案目錄信息的輸入存儲,檔案全文的錄入和存儲組織工作要復雜得多，必須建立起一套工作流程和技術規范,以保障未來網上檔案信息的高質量和統一性,確保檔案、圖書、情報等各類信息1大限度的一體化，并為今后技術的發展留下兼容和擴充的余地。整個檔案掃描一包括這幾個環節：文檔掃描批量的把紙介質的文檔、檔案、書本雜志等用掃描儀進行掃描。目前通常用高拍儀或者高速掃描儀來進行文檔掃描。圖像處理對圖像進行去歪斜，黑點、黑邊等操作。提取有效信息對圖像中有用的信息進行提取（利用OCR技術），有用的信息我們一般稱之為關鍵字或索引值，這些關鍵字在查詢時輸入，極方便的查詢出這份保險單。管理和利用通常檔案掃描的后一個環節是管理這些掃描后的電子化文件，如“文檔管理系統”、“知識管理系統”，就屬于這類型的管理軟件。通過對這些電子化文件的管理，查詢利用就非常的方便了。

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檔案掃描

⒈認真無漏填寫紙質檔案前處理、掃描交接單。

⒉對每份文件的每頁進行糾偏處理，其左右歪斜偏差小2度。

⒊對橫向排放的頁面進行左右旋轉90或270度處理，以符合閱讀習慣。

⒋對于除文字內容外，紙張邊界內有個別較大的黑點、黑線條、黑框、黑邊時進行去黑處理。

⒌掃描過程中因操作原因或紙張質量引起的卡紙而導致的紙張破損或斷裂時，應盡可能按原縫隙粘貼好，再用平板掃描儀掃描。

⒍每一案卷紙質檔案掃描完后，掃描人員應核對案卷內每一文件的實際掃描張數與前處理人員填寫的文件張數是否一致，不一致時應在備注欄填寫具體原因或向現場管理人員詢問。

⒎A4寬幅單面掃描儀快速掃描雙面文檔并正確排序的使用方法。

先將全部正面掃描并保存后，再將全部反面掃描（中間的白頁也要掃描）。排序時每次將后一頁依次在雙數頁（2，4，6……）前插入即可，直到1大頁碼數減2為止。后將文檔中的空白頁刪除。在實際操作過程中，當全部頁數少于21時可用縮略圖中剪切與粘貼功能；當全部頁數大于21時可用CTRL E和數字鍵實現快速排序；后將空白頁刪除。

⒏R、G、B顏色過濾及其應用支持紅、綠、蘭三色過濾的掃描儀可以分別將紙張上的三種顏色之一過濾（不掃描），設置參數時應根據紙張的顏色選擇過濾或不過濾。例如：紙張上的紅色表格、表框、紅頭1文件時不能選擇過濾，當紅底黑字時就要選擇紅色過濾。

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隨著信息化時代的到來，檔案信息電子化、辦公自動化是檔案管理的發展趨勢，只有提高1檔案管理者的專業知識、計算機操作技能以及綜合能力，才能使之成長為時代需要的復合型人才或信息專家，才能促進檔案事業高水平的持續發展。

利用網絡平臺還可以創建虛擬空間來發揮相應的檔案數據信息，將那些可選性強、目的性強、利用效果好的檔案信息，提供在線瀏覽功能，檔案管理者可以根據用戶的需要及時補充信息內容，以為用戶及時提供的檔案信息。

同時，現階段開展的檔案管理現代化工作的重要手段就是加快信息化進程，使用檔案管理專業軟件，一方面許多單位未配備必要的現代化網絡管理設備，給檔案管理工作帶來很多的不便另一方面，使用現代化網絡管理設備管理的電子檔案往往因計算機本身的存儲沒有進行加密處理、缺少對計算機毒或黑1客攻擊的防范措施等，存在著安全管理的潛在威脅。

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檔案掃描服務

　目前，大多數檔案館保存的檔案信息形態主要以紙質、縮微膠片和底片等載體形式存在，只適應于傳統的管理與傳播方式，即實施手工管理和以點到點的傳播，即便是經過編研等初步加工，編輯印發檔案資料，實現以點到面的傳播，其覆蓋面也還是太小，很難達到社會化程度。檔案信息資源的經濟價值和社會價值也難以充分實現，更難適應當代“數字化生存”的形勢。檔案原件數字化，對檔案信息的現代化管理、使用和傳播等都具有很重要的作用。

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