智慧檔案室保養方案說明

一體化智能檔案室設施建設的基本原則

   智能檔案室建設應該從本單位實際出發，很大限度地維護檔案的完整與安全，方便檔案的利用，維護檔案的完整。

    維護檔案的完整是指：一是指保持檔案內容和形式的有機聯系和完整：

                                       二是指保證檔案材料不缺少，不遺漏，不分割。

   維護檔案的安全是指：一是指不發生丟失、水浸、火災、霉變、蟲害、鼠害等檔案損傷的事故；

                                      二是指防止檔案內容泄露。

   方 便 檔 案 的 利 用： 一是指運用計算機等現代化管理手段，提高了檔案檢索和利用效率。

                                      二是指提供安全保密的檔案閱覽環境，檔案的條件和設備。

       ”專業鑄就品質，創新未來“鋼之杰將以做‘’智能檔案管理專家‘’為目標，堅持以客戶需求為目標，不斷的創新，始終保持行業的地位，為需要提供檔案室（館）整體設計規劃，檔案安全保護，檔案全生命周期管理，智慧檔案館建設等一站式服務，我們正在努力為客戶提供更專業的檔案管理解決方案。北京鋼之杰柜業有限公司智能恒濕凈化消毒一體機是檔案庫房恒濕凈化的重要實現方式。

北京鋼之杰用戶培訓方案

 1、培訓目的：通過培訓，使客戶的管理使用人員熟悉設備的結構和性能，掌握正確的使用方法，并掌握排除小故障的技能。

2、培養對象：用戶單位的有關工作人員和維修人員。培訓人數3-5人。

3、培訓主要內容：設備和軟件使用方法和注意事項；故障的檢測診斷和排除；

4、培訓師資：本公司專業工程師和客戶經理各一名。

5、培訓師資：集中授課與分散溝通相結合，理論學習與現場演示相結合。

6、培訓效果：直到客戶完全掌握為止。

7、培訓時間：采取靈活機動的方式，一般與設備安裝調試及貨物驗收時間一致。

8、培訓地點：設備安裝現場。

9、培訓費用：本公司相關培訓為免費。

建立電子檔案的要點

　　1、應該構建一個公共的，獨立與應用的檔案管理信息化平臺，以支撐各類業務所涉及的，實體和虛擬的檔案信息化管理，從而實現“實體檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理”。

　　2、電子檔案涉及的“檔案源”包括：電子化的實體檔案(照片、掃描件、影像等多媒體數據文件)，檔案化的電子信息(版式數據文件)，結構化的數據庫(從應用中卸載，且能夠加載重用的數據庫文件)等。

　　3、具有保存價值的歷史記錄和作為法律依據的電子信息(表證單書)，必須能夠具備檔案的屬性：“直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息;是直接形成的歷史紀錄 [1] ”，且必須具有文件原始記錄性和具有歷史再現性。

　　4、將作為檔案管理的電子信息必須要經過一個歸檔過程處理后才能稱之為電子檔案，否則，只能稱其為文件，這個過程主要是將每件電子信息，封裝成為以卷為單位的檔案基本單位，并且每個卷都有一個標準的元數據(電子封面)。

　　5、電子檔案的管理不僅僅是管理檔案的電子信息，還要實現實體檔案的信息化管理，以及電子信息和實體檔案的關聯管理。