北京會議活動布置策劃價格服務(wù)介紹盛典創(chuàng)藝展覽

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發(fā)布時間：2021-09-11 21:28

會議活動策劃布置的10寶

一、會議活動的初衷和目的

首先要與活動甲方交流好活動需求，一般包括商務(wù)會議活動的類型、主題，參加活動人數(shù)，商務(wù)會議活動的舉行時間，具體甲方想達(dá)到什么樣的訴求。活動策劃公司需要明確目標(biāo)。

二、會議活動的策劃方案提出

依據(jù)會議活動的具體需求，會議策劃的計劃：場所挑選、日程組織、會議的項目、餐飲住宿組織等等，需求考慮到每一個細(xì)節(jié)。盡可能做到面面俱到，但是前提是跟甲方充分的溝通，盡量在預(yù)算之內(nèi)進(jìn)行策劃方案。

三、場地勘驗(yàn)與預(yù)定

場地的預(yù)定需要快速，因?yàn)楹芏鄷r候因?yàn)閳龅貦n期從而造成活動方案的改動，或者達(dá)不到理想的效果。所以我們建議需要快速考察簽訂。

四、會議活動策劃的落地方案推敲

與甲方充分交流策劃思路，并做出落地計劃，落地方案已定要便于后期會議場地布置公司的實(shí)際操作。一般盡量采用常規(guī)出租活動搭建物料，比如，桁架、舞臺、燈光、音響、大屏、truss架等等。如果有一些特殊的活動道具，需要提前制作，協(xié)調(diào)場地、以便于后期施工的方便。

五、會議執(zhí)行合同的簽訂

再與活動甲方確認(rèn)策劃方案后，兩邊簽訂合同（主要是一個價格商定以及合同細(xì)節(jié)的推敲），盡可能的吧雙方的各自責(zé)任和義務(wù)表達(dá)清楚，以便于對雙方的法律約定。

會議活動布置策劃的流程

確定時間、流程與目標(biāo)管理，并做好反饋、調(diào)整。

時間的控制，一般以時間進(jìn)度表的方式來表現(xiàn)。注意在安排的時間上要合理,同時要留有余地，一般來說,前面的時間、進(jìn)度要安排得緊湊一些，保證后面有時間來調(diào)整、完善。

整個活動是一個系統(tǒng)工程，流程管理是指在活動中各項工作內(nèi)容之間的相互銜接、協(xié)調(diào)和配合關(guān)系及其有機(jī)組合的過程管理。比如在活動中，主題內(nèi)容、意義確定才能確定議程、規(guī)格，規(guī)模、規(guī)格確定才能確定人數(shù)，人數(shù)確定才能落實(shí)場地，場地落實(shí)才能現(xiàn)場布置等等。流程管理使總協(xié)調(diào)人對于整個活動的各個部分有著清晰的認(rèn)識，便于找出工作的關(guān)鍵點(diǎn)、重點(diǎn)、難點(diǎn)，一般以程序框圖表現(xiàn)。

會議活動布置策劃怎么做？

1、明確活動背景、目的

      2、明確活動主題、時間、地點(diǎn)、參與人員、參與人數(shù)、活動內(nèi)容、相關(guān)準(zhǔn)備材料種類、數(shù)量

     3、組織會務(wù)工作小組，確定會務(wù)組及成員，制定會議準(zhǔn)備工作部署

     4、根據(jù)確定的會議議程，制定會議預(yù)算，申請專項會務(wù)費(fèi)用

     5、確定明確的會議議程、落實(shí)參會人員參加情況、會議具體地點(diǎn)情況、參會人員住宿安排情況、會議車輛情況，安全應(yīng)急預(yù)案情況，形成會務(wù)指南樣稿，經(jīng)會議小組確認(rèn)后開始印刷

     6、發(fā)布會議通知，包括會議時間、地點(diǎn)、提交會議材料格式要求、參會人員

     7、確認(rèn)發(fā)言人，選擇標(biāo)準(zhǔn)：有演講能力、有影響力、受到普遍尊重的、實(shí)際經(jīng)歷豐富、感人或幽默的故事

     8、根據(jù)時間進(jìn)行預(yù)演，防止時間不夠和提前結(jié)束的現(xiàn)象

     9、活動前期宣傳

    10、確定背景圖、橫幅、參會證、桌簽、路引、活動現(xiàn)場路線圖的樣式和內(nèi)容，經(jīng)會議小組確認(rèn)后，開始制作橫幅、參會證、桌簽等

    11、檢查各項宣傳材料到位情況，包括橫幅、路引、桌簽、參會證

    12、參會人員房間安排、餐飲安排

    13、提前安排人員到達(dá)會議現(xiàn)場，安排會議室、住宿、餐飲事宜

    14、檢查各項會務(wù)資料到位情況，包括匯報材料、會務(wù)指南等

    15、檢查會議住宿、餐飲安排情況，如有晚宴，要協(xié)調(diào)好地點(diǎn)、酒水

    16、確定進(jìn)場時間、搭建內(nèi)容

    17、提天與主持人溝通，進(jìn)行現(xiàn)場彩排與準(zhǔn)備