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發布時間：2020-12-05 07:55
會議活動布置策劃準備什么？
1.桌椅、茶水
現代科技的發展帶來了投影儀、幻燈機、錄像機、鐳射指示筆或指示棒等視聽設備，給人們提供了極大的方便。在召開會議前，必須先檢查各種設備是否能正常使用，如果要用幻燈機，則需要提前做好幻燈片。錄音機和攝像機能夠把會議的過程和內容完整記錄下來，有時需要立即把會議的結論或建議打印出來，這時就需要準備一臺小型的影印機或打印機。
會議活動布置策劃的預算
(1)、會議場地租金——通常而言，場地的租賃已經包含某些常用設施，譬如激光指示筆、音響系統、桌椅、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規設施并不涵蓋在內——比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝發言線路時也可能需要另外的預算。
(4)、其他支持費用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等。基于這些支持均為臨時性質，如果會議主辦方分別尋找這些行業支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業會議服務商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務專業的支持。
會議活動布置策劃怎么做？
1、 明確活動背景、目的
2、 明確活動主題、時間、地點、參與人員、參與人數、活動內容、相關準備材料種類、數量
3、 組織會務工作小組，確定會務組領導及成員，制定會議準備工作部署
4、 根據確定的會議議程，制定會議預算，申請專項會務費用
5、 確定明確的會議議程、落實參會人員參加情況、會議具體地點情況、參會人員住宿安排情況、會議車輛情況，安全應急預案情況，形成會務指南樣稿，經會議小組領導確認后開始印刷
6、 發布會議通知，包括會議時間、地點、提交會議材料格式要求、參會人員
7、 確認發言人，選擇標準：有演講能力、有影響力、受到普遍尊重的、實際經歷豐富、感人或幽默的故事
8、 根據時間進行預演，防止時間不夠和提前結束的現象
9、 活動前期宣傳
10、 確定背景圖、橫幅、參會證、桌簽、路引、活動現場路線圖的樣式和內容，經會議小組領導確認后，開始制作橫幅、參會證、桌簽等
11、 檢查各項宣傳材料到位情況，包括橫幅、路引、桌簽、參會證
12、 參會人員房間安排、餐飲安排
13、 提前安排人員到達會議現場，安排會議室、住宿、餐飲事宜
14、 檢查各項會務資料到位情況，包括匯報材料、會務指南等
15、 檢查會議住宿、餐飲安排情況，如有晚宴，要協調好地點、酒水
16、 確定進場時間、搭建內容
17、 提前一天與主持人溝通，進行現場彩排與準備
