電子檔案掃描常用解決方案

檔案掃描工作中的幾點注意事項

1.確保檔案實體的安全

在掃描過程中,由于檔案所處環境的改變以及掃描儀燈管強光的輻照和高速掃描儀所帶來的機械磨損,都會對檔案產生一定程度上的破壞。因此,應該注重掃描操作環節中對檔案的保護,確保檔案的安全。如將掃描工作間溫濕度控制在適宜檔案保護的范圍內,以防止檔案從庫房中取出后溫濕度變化過大而導致破壞;掃描工作間內的安全管理,防水、防火、防盜、防丟失等;掃描工作中工作細節的控制,不在掃描工作臺上喝水、吸煙,在每一次掃描工作結束時,應該檢查掃描儀中是否遺漏檔案等。同時還應確保檔案信息的安全,嚴禁帶有密級或不宜公開的檔案信息的散播。

2.確保掃描數據的安全

在掃描過程中,確保掃描數據的安全主要是兩個方面的內容。一是在工作中經常性的做好已有數據的備份工作。掃描數據與實體相比較更容易丟失,一個不經意的誤操作,就可能導致全部數據的丟失,1好做到掃描機器的專機專用,以防止從事其他工作而導致對存儲數據的破壞。二是做好掃描數據的安全管理,謹防泄密。雖然歸檔的文件材料已經退出現行,但是有些檔案還具有密級,其所包含的內容仍然不宜公開傳播。而且檔案數據信息比實體更容易造成泄密與傳播,一張光盤或者一個U盤就可以將機器中所有的數據拷貝走,其所帶來的危害也就更為嚴重。因此,我們應該注重掃描數據的信息保密,落實保密責任,嚴禁將用于掃描檔案的機器接入互聯網,嚴禁個人移動存儲設備接入掃描用機。

檔案掃描操作規范

操作規范： 檢查電源→開啟機器→掃描→補掃→機器保養 1、先檢查機器，再按規定分別開啟掃描儀和計算機，做好掃描前的一切準備工作。 2、領取檔案，進行掃描。掃描前必須根據檔案序號等情況分理清楚后再掃描，保證掃描圖像清楚、不歪斜、無黑邊、無雜點。 3、掃描時桌面上不得放置任何液體，杜絕一切可能損傷檔案的事情發生；掃描后的文件及時歸盒，移交下一環節。 4、愛惜機器設備，加強設備的維護保養，能及時處理作業中一般故障。 5、認真填寫生產流程表和掃描情況統計。

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檔案掃描背景

在檔案的數字化加工工作中，需要將紙質文件進行圖像掃描工作。現有的掃描設備包含單頁文檔掃描儀和多頁文檔掃描儀。其原理都是利用在文件表面移動ccd圖像攝像頭已達到圖像掃描的結果。這樣的做法的好處是圖像掃描的精度高清晰度好；但是掃描的速度慢，因為是通過位移掃描頭來實現掃描，位移需要一個時間。另一方面如果采用多頁文檔掃描儀進行多頁掃描，由于進紙時候采用傳統的滾輪摩擦進紙的方式，對紙質有一個要求，太薄的文件無法進行自動進紙掃描。以上兩種常用的掃描儀都需要在整個工作過程中有人在場，不適合檔案數字化加工中應對大量的、樣式多樣的加工內容需求。

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數據掃描錯誤糾正和記錄

錯誤糾正和記錄 1、屬于明顯掃描及整改過程錯誤，不需要調用檔案核對的，由質檢組直接進行糾正，并告知掃描組。 2、存在錯誤或疑問，需要調用檔案核對的，由質檢組通知掃描組，糾正后再發給質檢組復核。 3、對存在錯誤的事項，由質檢員在相應數據表記錄的“檢查員”、“檢查時間”進行登記，錯誤原因在“備注”字段進行標注，以便于復核及統計匯總。 

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