數字檔案掃描服務推薦

檔案掃描中注意事項

1.做好掃描數據的維護

對于掃描數據的維護主要是確保數據信息的完整性以及對數據質量的控制。一是做好對掃描數據完整性的審查。在掃描過程中,由于失誤,可能會導致某份文件或一份文件內個別頁面的漏掃或重掃。如果不及時地查出,必將會給后續的利用工作帶來麻煩,因此應該對掃描數據做好審查工作,謹防漏掃或重掃現象給數據帶來的不完整或不規范。二是做好數據信息的質量控制。對于由于機器及操作原因致使數據極不清晰而無法使用的,要重新掃描;對于數據信息中所存在的“噪點”應該予以消除,但“去噪”工作應該區別對待,應該視“噪點”為檔案本身所有的還是由于人為以及機器原因導致的,盡量保全檔案的原始性標記。

2.掃描程序的遵守與規定的落實

掃描工作的操作對象是檔案實體,由于檔案的惟一性與憑證性,不允許發生檔案實體的丟失與損毀現象,因此掃描工作中要嚴格遵守操作程序和規定。一是正確處理好工作與成績之間的關系。成績的取得是以安全為前提的,為成績而違規操作,導致問題發生,必將抵消成績或造成對成績的否定。因此在日常的掃描中,要處處小心,嚴格履行有關規定,謹防丟失以及損毀現象的發生。二是做好有關程序遵守與規定落實的監督。加強在各個環節中對掃描人員的工作指導,幫助其規避一些易發生的誤操作,糾正工作中不良習慣,確保掃描工作在安全的基礎上出成績。

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檔案掃描工作質量要求

1.所有進行數字化掃描、圖像加工處理及檔案資料的拆卷、裝卷、組盒需恢復原樣，不得出現前后頁錯裝，案卷之間的張頁錯裝以及漏裝的情況，文件裝訂還原準確率達到100％。對于個別字跡模糊或易褪變的文件，如傳真件等，條件允許的并經客戶單位同意，可復1制一份附上一并裝訂，對于同一份檔案，清晰度不同，特別是鉛筆、鋼筆、 圓珠筆同時存在的，以文件主要部分的清晰為準，必要時可一頁多掃。

2、 按檔案信息化相關標準要求掃描后的圖像為TIFF格式或JPG格式（彩色，300dpi，JPEG2000無損壓縮格式）高品質保存，同時需轉換為PDF格式與南匯檔案綜合信息管理系統數據庫相掛接以提高查詢利用；驗收確認的數據，由投1標單位完成系統掛接，并同時提供二套備份。 

3、 掃描件存儲、掛接格式要求：套數據：JPEG格式保存，以案卷級為單位建立文件夾進行存儲，刻錄一套光盤進行保管用于永1久備份；第二套數據：將套數據以文件級為單位合并為一個獨立PDF文件用于掛接系統專題數據庫，刻錄一套光盤進行保管用于永1久備份。

4、 掃描必須按照案卷標明的頁碼順序進行掃描，不允許有重復、跳號、漏號的情況。掃描要完整，包括文件上的收文章、頁碼、有關標記等，都必須納入圖像范圍。本次掃描幅面基本采用A4幅面，文件材料以彩色掃描方式進行為主，根據檔案實際以區檔案館要求為準輔以灰度掃描，彩色掃描分辨率300dpi。 

5、 保證校正完畢的圖像文件頁面端正，看不出明顯的傾斜現象，允許的傾斜度不得大于3度；保待檔案影像與原件的一致性和原樣性，對影響圖像質量的各類問題通過糾偏、去污、拼接、裁邊等技術手段加以處理。對于掃描后圖像文件中的污點要進行清除，保證圖像文件的干凈、整潔和美觀。（在50％的比例下看不到污點）；無論圖像大小，都要保證上下左右四邊尺寸合理

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檔案掃描分辨率

1掃描分辨率參數的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。 2采用彩色模式對檔案進行掃描時，其分辨率一般均選擇大于或等于200DPI。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。

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檔案掃描數據匯總及處理

數據匯總及處理 1、掃描組完成本批次數據的自檢后，即可提交給質檢組進行檢查。當月數據應在當月30日時完全提交至質檢組。 2、質檢組每月5日前完成上一批數據的質檢，并填寫《掃描數據入庫登記》。 3、質檢組通過檢查后，對數據進行匯總，將本批次匯總數據提交“審核數據庫”。 4、由系統管理員對“審核數據庫”的批次數據進行復檢，并將通過復檢的數據匯總到總檔案掃描數據庫中，并提交到“檔案數據庫”目錄。 5、系統管理員將復檢通過的掃描數據批次追加到服務器備份，然后對相關科1室進行更換和通知。

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