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對于慶典活動來說，活動的流程策劃十分重要，主要在于開場詞，各項活動節目的安排以及閉幕式，主辦方是找一個較為專業的互動策劃公司來幫忙設計活動的具體流程。慶典策劃，確定來賓及發放請柬；來賓組成：政府官員、地方實力人物、人士、新聞記者、社區公眾代表、客戶代表或特殊人物等。總之，來賓要具有一定的代表性；發放請柬要求：請柬提前7—10天發放。重要來賓請柬發放后，組織者當天應電話致意。慶典頭晚再電話聯系。

編寫宣傳材料和新聞通訊材料，列出慶典主題、背景、活動內容等相關材料，將材料裝在的包裝袋內發給來賓。對記者，還應在其材料中添加較詳細的資料，以方便記者寫作新聞稿件。慶典活動的接待工作，設置接待室。對所有來賓，都應熱情接待，耐心服務；對重要來賓，要由組織領導親自接待；他們的簽到、留言、食、宿均應由專人負責。活動策劃定位，活動本身只是一種形式，企業在決定需要做什么性質的活動時，需要根據的目的而展開，比如是公關型的活動，還是銷售型的活動，亦或者是事件傳播類的活動策劃，定位決定著后續活動開展的方向。

慶典策劃的安排和布局往往直接影響到主持人和慶典策劃公司對客人的印象。別以為會有慶祝活動。公司只需要把它交給專業的慶典策劃公司。其實，這是一件非常方便的事情，但任何成功的活動都需要雙方深入溝通。雙方良好的溝通是活動成功的保證。我們在選擇慶祝地點時要小心。如果選擇粗心大意（如噪音污染、交通不便等），慶典的效果可能會受到這些因素的影響。對于慶典現場的環境，要注意慶典的溫馨、隆重和節日氣氛。