城建智慧檔案館工程推薦「北京云喚維」

檔案信息管理的目的

隨著檔案管理現代化的發展，還將對檔案管理工作的結構產生新的影響。檔案管理的目的是提供檔案信息為社會實踐服務，檔案管理系統的結構即根據這一目的而設置。其中每項工作都不可缺少，并有一定程序。它們組成一個有機整體，為實現檔案管理系統整體功能而發揮各自的作用，同時也相互關聯、相互制約。例如價值鑒定工作有時與收集、整理工作結合進行，甚至在文件立卷歸檔時就進行初步鑒定。

檔案信息管理——檔案數據管理維護制度

1、數字檔案由檔案管理人員和計算機管理人員分別負責管理和維護，確保檔案數據安全。

2、各門類數字檔案經質量檢查合格后，輸入數字檔案室管理系統，由檔案室統一管理。

3、修改、刪除數字檔案必須由檔案管理人員執行操作。

4、數字檔案應至少制作三套備份（一套硬盤，兩套光盤），備份介質分開保管，一套異地保存。

5、綜合檔案室應配備固定的電子文件柜，規范存放歸檔電子文件和數字檔案。

傳統檔案信息管理面臨的問題

檔案管理是一個復雜的工作，傳統的檔案管理面臨著如下問題，已經不能滿足日常所需：

1、上級機關、直接要求實現檔案電子化管理；

2、電子或紙質檔案越來越多而且分散，工作人員有使用軟件管理的急切要求；

3、用電子表格管理檔案，形象分差，且一些功能無法實現；

4、收文、行文、歸檔、借閱、鑒定過程存在障礙；

5、紙質檔案容易損壞、丟失、泄密；

5、電子和紙質檔案的管理難以兼顧；

檔案信息管理的發展

檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影(錄音1、錄像)技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。