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區(qū)分檔案的類別歸屬

按照本單位檔案的歸檔范圍，首先將檔案分門別類歸入對(duì)應(yīng)的大類；再將一個(gè)大類內(nèi)的檔案，遵循成套性要求，按照項(xiàng)目(課題、基建項(xiàng)目、產(chǎn)品型號(hào)或種類、設(shè)備型號(hào)等)相對(duì)集中。

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對(duì)需歸檔保存的文件材料進(jìn)行組卷

組卷的內(nèi)容包括:將零散文件組成獨(dú)卷；卷內(nèi)文件材料排列；編寫頁碼；編制卷內(nèi)目錄；填寫案卷封面、封底。

電子文件在線查閱必須有很好的控制功能，必須在檔案部門規(guī)范的查閱環(huán)境下進(jìn)行閱讀，不能由其它軟件打開閱讀，避免查閱人員隨意進(jìn)行保存。

電子文件打印功能應(yīng)進(jìn)行授權(quán)控制，授權(quán)打印應(yīng)當(dāng)使用數(shù)字水印技術(shù)對(duì)電子文件版權(quán)進(jìn)行保護(hù)?！　n案利用需要借助現(xiàn)代化的管理手段為工程檔案托管公司管理部門提供方便快捷、科學(xué)的管理方法，使檔案資源得到充分利用。

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由于傳統(tǒng)的照片工程檔案托管公司工作手續(xù)繁雜、工作量大，使得照片工程檔案托管公司工作壓力過大，工作人員的主要精力用于照片檔案的加工和整理，專業(yè)能力和管理水平難以提高。

尤其是目前照片檔案利用的多角度和傳統(tǒng)管理方法的性之間的矛盾，為、多角度查找照片檔案帶來一定困難。因此，照片檔案工作必須根據(jù)實(shí)際情況，尋求改革出路。

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