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一、多發(fā)時期 從已發(fā)生的文件銷毀過程中的失、泄密事件看，多發(fā)生在下列一些時候： （一）年終年初清理文件時。年終或者年初，每個單位都要進(jìn)行一次文件清理，而這個時候，又是單位內(nèi)部各項(xiàng)事務(wù)比較繁忙、人手比較緊缺的時期，忙則容易出亂、出錯。負(fù)責(zé)文件清理的工作人員，如一身兼數(shù)職，還要干其他的事，或中途易人，就更可能造成忙中出錯，清理文件時將密級文件與非密級文件混為一類，銷毀時，又沒有按銷毀密級文件的規(guī)定操作，造成密級文件失控。

（三）“無密可保”的糊涂心理。“無密可保”是在相當(dāng)一部分人思想中存在的錯誤觀念，認(rèn)為沒有什么“國家秘密”存在。有的人由于存在這種錯誤觀念，因而缺乏保密意識，對保密規(guī)定、保密知識一無所知。這種人在銷毀文件過程中，密件與非密件不作區(qū)別，不分別處理，全部當(dāng)做普通文件、資料處理，造成失、泄密事故的發(fā)生。 （四）無需保密，存在的輕敵心理。認(rèn)為現(xiàn)在搞改革開放，打開國門，便一切都要敞開。和各國交朋友，便不存在敵人，無需對人家保密，不知道既使是友好國家之間，也存在競爭。這些人銷毀密級文件時，認(rèn)為銷毀密級文件的有關(guān)規(guī)定只是“小題大做”、“吹毛求疵”，在整個操作過程中馬馬虎虎，不按規(guī)定辦，結(jié)果造成失、泄密。如有人將文件送到銷毀點(diǎn)，當(dāng)天沒有銷毀完畢，既不將剩下的文件帶回，又不留人看守，結(jié)果文件被盜，造成失、泄密。

（六）保存密件、密品時應(yīng)當(dāng)遵守有關(guān)的保密規(guī)章制度。嚴(yán)禁個人私自保存密件、密品。保存密件、密品必須選擇具備保密條件的場所及設(shè)備。應(yīng)檔的密件，要按照檔案法規(guī)定及時立卷歸檔或移交檔案部門保存。（七）銷毀密件、密品時應(yīng)當(dāng)遵守有關(guān)的保密規(guī)章制度。銷毀密件、密品，必須履行登記手續(xù)，經(jīng)單位的主管批準(zhǔn)，嚴(yán)禁私自銷毀密件、密品；銷毀時應(yīng)確保密件、密品的內(nèi)容無法還原。以電磁方式記錄國家秘密內(nèi)容的密件、密品，應(yīng)當(dāng)徹底銷磁，必要時應(yīng)采取覆蓋、粉碎、燒毀或化學(xué)腐蝕等方式銷毀。銷毀密件、密品應(yīng)有有關(guān)人員在場監(jiān)銷，并由監(jiān)銷人員和銷毀人員共同簽名。禁止將密件、密品作廢品出售。銷毀大宗密件、密品必須送保密工作部門的單位銷毀。

（2）當(dāng)做廢紙賣給回收站安全性不高，泄露可能性很大。（3）焚燒銷毀徹底，但不環(huán)保，需要尋找專門的場所，且在文件回收、轉(zhuǎn)移過程中仍然可能會泄露。（4）制漿銷毀徹底，環(huán)保無污染，但需要專門的制漿設(shè)備，一次性銷毀量不大，成本較高。（5）粉碎不同銷毀效果，環(huán)保、快速、銷毀量大，是目前國際行的紙張文件銷毀方法，但需要專門設(shè)備，一套完整的文件銷毀管理及銷毀流程。