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檔案信息管理的作用

數字檔案館必須確保電子文件、檔案及其他信息的真實性、完整性和持久有效性，實質上就是要實現檔案數字信息的長期保存。因此，數字檔案館理應是一個數字信息長期保存系統。傳統檔案館的主要職責之一就是長期保存有價值的檔案。對于傳統檔案，經過長期的保管實踐，已形成了一套行之有效的長期保管手段與方法。目前關于數字信息長期保存已成為學術界關注的焦點。

傳統檔案信息管理面臨的問題

檔案管理是一個復雜的工作，傳統的檔案管理面臨著如下問題，已經不能滿足日常所需：

1、上級機關、直接要求實現檔案電子化管理；

2、電子或紙質檔案越來越多而且分散，工作人員有使用軟件管理的急切要求；

3、用電子表格管理檔案，形象分差，且一些功能無法實現；

4、收文、行文、歸檔、借閱、鑒定過程存在障礙；

5、紙質檔案容易損壞、丟失、泄密；

5、電子和紙質檔案的管理難以兼顧；

檔案信息管理——檔案存放環境

檔案存放環境智能管理系統配置環境傳感器，空調控制器，恒濕消毒凈化一體機，以每個庫房為中心，通過區域控制器，采用無線射頻通信技術，實時檢測庫房溫度、濕度數據，根據采集到的數據自動控制空調，一體機等設備，使庫房環境能夠符合存放檔案的要求。作為檔案庫房一體化智能管理系統的子系統，檔案存放環境智能管理系統可以與實體檔案存儲設備系統聯動運行，自動控制密集架架體通風，同時調節庫房、架體內溫濕度，改善傳統管理方式無法調控密閉架體內環境的缺陷，確保檔案存放環境的真正安全。