大學(xué)檔案信息管理改造常用指南「北京云喚維」

檔案信息管理——技術(shù)介紹

智慧檔案館中信息管理系統(tǒng)引入物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在所有檔案實(shí)體上設(shè)置一個(gè)帶傳感能力的電子標(biāo)簽，通過(guò)傳感節(jié)點(diǎn)的方式實(shí)現(xiàn)對(duì)每一份檔案的實(shí)時(shí)感知和檢測(cè)能力，同時(shí)建立物聯(lián)網(wǎng)管理系統(tǒng)與現(xiàn)有的信息管理系統(tǒng)間的無(wú)縫鏈接。檔案管理人員利用讀寫(xiě)設(shè)備對(duì)檔案密集架上的檔案進(jìn)行盤(pán)查掃描，以檢測(cè)每一件檔案的狀態(tài)，并將掃描的信息與管理系統(tǒng)中的信息進(jìn)行比對(duì)更新，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案丟失或者錯(cuò)位放置的問(wèn)題。

檔案信息管理的益處

在檔案實(shí)行信息化管理之下，用戶(hù)在借閱實(shí)體檔案的過(guò)程中將會(huì)變得更加方便與簡(jiǎn)潔。通過(guò)檔案信息化管理系統(tǒng)可以查找到檔案目錄并索取到檔案的物理位置去完成借閱，在完成借閱的過(guò)程中，檔案實(shí)體的檔案號(hào)、題名、借閱人、借閱次數(shù)等多種信息將被自動(dòng)記錄到檔案信息管理系統(tǒng)中以日志形式保存，為后期的檔案統(tǒng)計(jì)工作帶來(lái)了很大的方便。

檔案信息管理查閱的基本原則

檔案信息管理查閱的基本原則，一定要注意保護(hù)好每一個(gè)檔案的安全，下面隨著我一起來(lái)了解一下吧，希望下面的信息可以給你帶來(lái)幫助！

(1)嚴(yán)格管理。對(duì)于本部門(mén)保管的干部人事檔案，要建立健全查借閱制度，按照干部管理權(quán)限，明確可以查借閱檔案的單位范圍，規(guī)定可以查借閱檔案的事由，對(duì)查檔人員的身份、級(jí)別等做出相應(yīng)的限制。

(2)安全保密。一是涉及和國(guó)家秘密的信息必須嚴(yán)格保密;二是組織內(nèi)部掌握的信息需要嚴(yán)格保密;三是干部個(gè)人的信息不能擴(kuò)散。

(3)規(guī)范程序。查檔人員首先要在本單位履行報(bào)批手續(xù)，由本單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)是否需要查檔、查閱哪些檔案內(nèi)容進(jìn)行把關(guān)，按照要求進(jìn)行簽批并加蓋;管門(mén)對(duì)查檔需求要進(jìn)行審查，確保符合規(guī)定、手續(xù)完備，并按照程序報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后提供相應(yīng)的查借閱服務(wù)。

(4)方便利用。正確把握干部人事檔案保密與開(kāi)放之間的關(guān)系，區(qū)別不同情況，滿(mǎn)足利用需求。