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檔案管理系統基本信息

檔案管理系統,通過建立統一的標準，規范整個文件管理，包括規范各業務系統的文件管理;構建完整的檔案資源信息共享服務平臺，支持檔案管理全過程的信息化處理，包括:采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發布等等，同時逐步將業務管理模式轉換為服務化管理模式，以服務模型為業務管理基礎，業務流和數據流建立在以服務為模型的系統平臺之上。 檔案管理系統，為企事業單位的檔案現代化管理，提供完整的解決方案，檔案管理系統既可以自成系統，為用戶提供完整的檔案管理和網絡查詢功能，也可以與本單位的OA辦公自動化和DPM設計過程管理，或者與MIS信息管理系統相結合，形成更加完善的現代化信息管理網絡。

檔案管理系統具備的特點有哪些？

一：支持多種檔案收集方式

支持在線傳輸，在線收集，離線收集等多種收集方式。

二：工程項目檔案收集的解決方案

鑒于工程項目檔案數量大，期限長，系統提供了存檔模板，離線收集等多種功能，解決了工程項目檔案管理的難題。

三：自動化和智能的文件組織過程

靈活，快速的描述方法，自動排序，編號，卷分組，裝箱等功能，實現很大程度的自動化并提高文件效率。

四：提高用戶服務水平

提供在線查詢，在線預覽，到期提醒功能，為客戶提供全方面的信息增值服務。

五：數據統計和報告

提供各種統計報告，以方便監視，評估和管理文件管理。

六：操作日志

記錄系統的各種操作軌跡，以確保發生問題和可追溯性。

七：檔案借閱

系統支持電子和紙質檔案借閱。電子貸的款到期后，系統將自動恢復文件。系統將自動將應用程序提交給存檔管理員以供批準，還可以自定義文件借用過程。

電子文件管理系統能實現什么？有什么特點？

一：全程管理

 將電子技術文件的元數據、背景信息、關聯企業信息和辦理相關信息等捕獲到電子文件資源管理控制系統，在電子文件管理工作系統中實現對電子文件的全程管理。

二：安全管理

我們應該采取嚴格的用戶管理，認證，訪問控制和審計行為，確保系統安全;通過防擴散，防滲漏，防偽措施，如保真度，數字簽名，電子簽名，打印控制等措施，以保證數據的安全。

三：完整保障

系統可以采取一些相應的技術管理措施，采集電子商務文件的內容進行信息、背景環境信息、結構分析信息和元數據；在電子設計文件傳輸、遷移、轉存、載體轉換時，同步并保護保存電子文件的鏈接、嵌入、關聯研究對象等全部學生的信息，保證文件主要內容及文件要素的完整。

四：開放擴展

系統充分考慮了環境變化，技術開發，產品升級等帶來的不確定性，為擴展和遷移預留了必要的空間；采用開放通用協議，確保與主流媒體和平臺的兼容性。

五：應用范圍

對于集中管理和電子文檔控制系統，以滿足信息化的安全需求。

檔案管理系統的必要性

隨著現代信息技術的發展，大眾的生活與工作也發生了巨大改變。信息技術的普及與應用，改變了事業單位檔案管理方式，傳統的紙質檔案管理，不僅保存難度大，在傳統的檔案保存方式中，很多檔案出現丟失、氧化問題，這些問題嚴重影響檔案管理工作開展。隨著現代信息化檔案管理發展。可以利用信息技術，將檔案在網絡中進行管理。但是在實際的應用中，依舊存在不足之處，只有解決檔案信息化建設中存在的問題，才可以使檔案信息化建設走入正軌，使事業單位的工作得以順利開展。