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發布時間：2020-07-24 10:44
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展會活動策劃執行的13個步驟，教你如何成功策劃執行一場展會
1步：了解展會情況收料
與主辦單位取得聯系，對方會傳真或郵寄給您報展文件。這些文件應包括展覽會介紹資料、參展申請表格、參展費用、有關服務、展館展位圖、參展人員手冊等。
2步：確定展位
展臺的位置由主辦者全盤規劃，按照產品和服務的內容、行業、地區等因素安排展臺的位置，或者是以展位費的多少來區分位置的好壞。主辦者提供的展位圖上標出了哪些位置可供選擇。人潮流量的地方是靠近入口及出口處、洗手間、休息室及飲食區，總之，越早將參展申請表格遞交給大會主辦者，越容易得到好的位置。
根據自身需要與主辦方聯絡溝通后，填好參展表格、返回給大會主辦者、并得以確認之后，您還要將全部或者部分展位費作為定金匯至主辦者，這樣您的展位便得到好的位置。
對于公司活動策劃方案的四個定義
“產業定義”
活動策劃是管理一個項目，如會議，會議，展覽，儀式的過程，（鏈接是外部）的團隊建設活動，聚會，或公約?；顒佑媱澃A算，制定時間表，選擇和保留事件的網站，獲取許可證，規劃食品，協調交通、發展主題，安排活動，選擇揚聲器和主題演講，安排設備和設施，管理風險，并制定應急計劃。
“定義”
活動計劃包括協調會議和會議的每一個細節，從發言者和會議地點安排印刷材料和視聽設備。
活動計劃始于確定贊助機構想要達到的目標。策劃者選擇演講者、娛樂和內容，并安排節目以的方式展示組織的信息。會議策劃者負責選擇會議地點、潛在參會者以及如何讓他們參加會議。
樂觀主義者的觀點
活動策劃是設計為人和創建活動表明，創造一個終生難忘的記憶激勵藝術。設計和生產活動，無論是會議、公司活動、籌款、展會或任何其他事件，在許多方面與導演的現場表演。另一個好處是，對于那些喜歡旅游的人來說，它提供了一個的機會去豪華的酒店，有趣的新地方，和來自世界各地的演講者和與會者見面。所有這些，同時享有高度自治和獨立性！
悲觀主義者的觀點
活動規劃是計劃會議或活動的壓力工作，是一項要求很高的職業選擇。計劃者必須同時完成多項任務，面對無數的后期限，并協調許多不同人群的活動。會議策劃者可能需要廣泛地參加會議和參觀未來的會議地點。工作時間很長而且不規則，每周工作超過40個小時是相當普遍的，尤其是在事件發生之前和結束之后。后，準備好一些體力活動——長時間站立和行走，帶著一盒材料，僅僅是開始！
活動策劃預算怎樣避免超支？
活動的目的確立之后，評價活動的需求就成了關鍵，例如，場地面積要求、活動日程和功能規劃，以及活動放在一周的什么時間舉辦等。以上所有因素都會對預算產生影響。所以，活動策劃者需要熟悉活動客人，如果他們的級別較高，成本可能就會更高一些。特別的需求，例如餐飲需要，會影響餐飲成本?？腿藗儊碜阅睦飼绊懙交顒拥牡攸c的選擇，當然也會影響到成本。在收集了以上信息之后，活動策劃者應當起草一個預算計劃，以幫助計算收入和支出?；仡櫼幌律弦粚没顒拥臍v史，如果有的話，就有助于降低活動相關的成本。
活動花費一般分為以下幾個部分，包括客房、交通運輸、餐飲、視聽、印刷材料、行政管理、娛樂、演講人報酬等。在每一個種類中，預算策劃應該包括3個欄目：一是預期投入，二是實際花費，三是這兩者之間的差額。是否具體按照以上三點來做并不重要，重要的是要明白你關注的是活動成本的底線。在每一個開支項目中，把與活動開支相關的內容都找出來，包括所有的稅款、展覽費用、服務費用、贈品費用，以及一些附加費用，例如高爾夫俱樂部的租金等。如果說活動可以帶來收入，例如贊助收入，建議制作一個收入數據表格。當然，只有在會后才能知道的數字，一般需要留出10%左右的預算作為不可預見開支。
