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檔案信息管理——如何做好檔案信息保密工作

建立完善檔案保密工作制度

不僅要制定相關的檔案庫房管理、檔案保密、檔案查閱等相關制度，相關的檔案管理工作者還應當依據實際的工作需求制定檔案利用權限與范圍，依據不同層次的使用者制定不同的審批手續，使得檔案利用工作能夠真正做到有章可循，在加強便捷性的同時使得檔案工作安全性得到有效保障。檔案管理工作的多項制度能夠做到簡潔明了便于執行，相關工作者在此基礎上要不斷總結，對制定進行及時的修訂和完善，從而能夠對檔案管理以及使用行為進行及時有效的約束和規范，從而推動檔案使用管理工作能夠真正朝著有序的方向發展。

檔案信息管理數據庫建設步驟

(一)檔案信息的收集

檔案信息的主要來源是傳統檔案的數字化和電子文件。除此之外，檔案機構和管理部門也是數值數據和事實數據的重要來源。在建立相應的數據庫時，必須確定檔案信息的收集范圍和來源，按要求進行地收集。

檔案信息主要來源于兩個方面：一是對各種以傳統載體形式存在的檔案信息進行數字化處理后形成的數字副本，二是直接通過計算機生成和處理的、并由檔案機構進行收信歸檔的電子文件。

(二)檔案信息前期處理

這是一項基礎工作，為數據庫提供經過加工處理的數據。主要是將檔案的內容特征和形式特征著錄、標引出來。著錄標引必須達到規范化、標準化的要求。這是建立數據庫的必要過程，也是保證檢索質量的前提條件。

檔案信息管理——數字化過程的安全管理

要對檔案數字化承建單位及人員有嚴格的安全保密要求。檔案數字化工作的承建單位應該具有特定資質，數字化承建單位要嚴格遵守《保密守則》和檔案法律法規，嚴格按照數字化工作流程進行工作，確保數字化加工中檔案原件和檔案信息的安全。不得遺失、損壞檔案原件。數字化承建單位對數字化工作人員要進行保密培訓，持證上崗，并簽訂保密協議。要制定數字化工作期間的人員安全管理制度、安全審查制度、崗位安全考核等制度，并嚴格執行。