大學(xué)檔案館智能化系統(tǒng)常用指南「在線咨詢(xún)」

檔案信息管理概述

檔案部門(mén)雖然也研究檔案、進(jìn)行編著等活動(dòng)，但其目的還是為了更好地適應(yīng)社會(huì)的利用需要，仍具有服務(wù)性。在社會(huì)歷史的各個(gè)階段，檔案管理工作都必然為一定的經(jīng)濟(jì)、政治、文化服務(wù)，否則就不會(huì)存在，也難以發(fā)展。在社會(huì)中，檔案管理工作體現(xiàn)一定的關(guān)系和利益，為一定的統(tǒng)治所掌握，為一定的經(jīng)濟(jì)、政治和文化服務(wù)，這個(gè)服務(wù)方向是檔案管理工作政治性的集中表現(xiàn)。由于檔案的內(nèi)容關(guān)系到國(guó)家的政治利益和經(jīng)濟(jì)利益，所以中外任何國(guó)家對(duì)檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對(duì)外開(kāi)放，而多數(shù)檔案則要在規(guī)定期滿后才開(kāi)放。這種機(jī)要性也是檔案管理工作的一種性質(zhì)。

檔案信息管理——檔案數(shù)據(jù)管理維護(hù)制度

1、數(shù)字檔案由檔案管理人員和計(jì)算機(jī)管理人員分別負(fù)責(zé)管理和維護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)安全。

2、各門(mén)類(lèi)數(shù)字檔案經(jīng)質(zhì)量檢查合格后，輸入數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)，由檔案室統(tǒng)一管理。

3、修改、刪除數(shù)字檔案必須由檔案管理人員執(zhí)行操作。

4、數(shù)字檔案應(yīng)至少制作三套備份（一套硬盤(pán)，兩套光盤(pán)），備份介質(zhì)分開(kāi)保管，一套異地保存。

5、綜合檔案室應(yīng)配備固定的電子文件柜，規(guī)范存放歸檔電子文件和數(shù)字檔案。

檔案信息管理的優(yōu)點(diǎn)

檔案信息管理是現(xiàn)在大多數(shù)單位、企業(yè)都在使用的一種檔案管理方式，相比其他的方式，它有著非常多的優(yōu)點(diǎn)，比如說(shuō)它能夠改善檔案的利用方式，提高利用率，一起來(lái)看一下吧：

1.一份文件可以以數(shù)字化形式同時(shí)提供給多個(gè)利用者，實(shí)現(xiàn)資源共享；

2.數(shù)字化文件可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，能異地調(diào)閱利用，擴(kuò)大了檔案的利用空間；

3.檔案數(shù)字化以后，將已開(kāi)放的檔案上傳系統(tǒng)，利用者可以隨時(shí)使用開(kāi)放的檔案文件，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

4.縮短檢索時(shí)間，利用效率有很大的提高。

檔案信息管理——提升工作效率

隨著科技的不斷發(fā)展，企業(yè)的管理方式也隨之改變，變得更加的方便、快捷，而檔案信息管理就為企業(yè)的工作效率的提升做出了重要的貢獻(xiàn)，有著很大的優(yōu)勢(shì)。

如今，數(shù)字化、信息化已經(jīng)應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，檔案管理體系也已被數(shù)字化和信息化技術(shù)所改變，形成了新型、科學(xué)的管理模式。

現(xiàn)代檔案管理的采集階段、整理階段、存儲(chǔ)階段、更新階段都充分的體現(xiàn)出數(shù)字信息化技術(shù)的重要作用，呈現(xiàn)出一個(gè)全新的現(xiàn)代化數(shù)字檔案管理平臺(tái)，較大的促進(jìn)了檔案管理的科學(xué)、穩(wěn)定發(fā)展。