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在頂置式線形CCD 掃描儀中，線形CCD、光學系統和照明系統作為一個整體集成在一起，在被掃描文檔上作為一個獨立模塊移動;而在頂置式拍照掃描儀，一個數碼鏡頭(或矩陣型CCD)被固定在被掃描文檔上方采集影像，照明系統是通過光源附著在設備上，甚至一些設備不提供照明，完全利用環境光源提供照明。兩種書刊掃描儀系統都使用CCD傳感器進行成像。

掃描儀文稿掃描后，剛開始出現在視窗中的要識別的文字畫面很小，首先選擇“放大”工具，對畫面進行適當放大，使畫面看的更加清楚，必要時還可以選擇“縮小”工具，將畫面適當縮小。掃描儀如果畫面需旋轉90°、180°或270°，可使用“旋轉圖像”工具旋轉圖像。如果文字畫面傾斜，可選擇“傾斜校正”工具，將畫面調正。識別時選擇“設定識別區域”工具，在文字畫面上框出要識別的區域，這是也可根據畫面情況框出多個區域

目前OCR軟件與掃描儀的搭配已經應用到信息化時代的多個領域，如數字化圖書館，各種報表的識別、以及銀行、稅務系統的識別等。在掃描儀市場上，許多類型的掃描儀均配有OCR軟件，如 掃描儀就用這款軟件，幫助圖書館【圖書數字化】、檔案館【成冊檔案無需拆卷】以及【案卷】完成日常的文稿存檔識別工作，將客戶相關書刊、檔案、案卷通過專業的掃描儀進行掃描。