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檔案掃描流程

相比于檔案目錄信息的輸入存儲,檔案全文的錄入和存儲組織工作要復雜得多，必須建立起一套工作流程和技術規(guī)范,以保障未來網上檔案信息的高質量和統(tǒng)一性,確保檔案、圖書、情報等各類信息1大限度的一體化，并為今后技術的發(fā)展留下兼容和擴充的余地。整個檔案掃描一包括這幾個環(huán)節(jié)：文檔掃描批量的把紙介質的文檔、檔案、書本雜志等用掃描儀進行掃描。目前通常用高拍儀或者高速掃描儀來進行文檔掃描。圖像處理對圖像進行去歪斜，黑點、黑邊等操作。提取有效信息對圖像中有用的信息進行提取（利用OCR技術），有用的信息我們一般稱之為關鍵字或索引值，這些關鍵字在查詢時輸入，極方便的查詢出這份保險單。管理和利用通常檔案掃描的后一個環(huán)節(jié)是管理這些掃描后的電子化文件，如“文檔管理系統(tǒng)”、“知識管理系統(tǒng)”，就屬于這類型的管理軟件。通過對這些電子化文件的管理，查詢利用就非常的方便了。

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檔案掃描

隨著信息化時代的到來，檔案信息電子化、辦公自動化是檔案管理的發(fā)展趨勢，只有提高1檔案管理者的專業(yè)知識、計算機操作技能以及綜合能力，才能使之成長為時代需要的復合型人才或信息專家，才能促進檔案事業(yè)高水平的持續(xù)發(fā)展。

利用網絡平臺還可以創(chuàng)建虛擬空間來發(fā)揮相應的檔案數(shù)據(jù)信息，將那些可選性強、目的性強、利用效果好的檔案信息，提供在線瀏覽功能，檔案管理者可以根據(jù)用戶的需要及時補充信息內容，以為用戶及時提供的檔案信息。

同時，現(xiàn)階段開展的檔案管理現(xiàn)代化工作的重要手段就是加快信息化進程，使用檔案管理專業(yè)軟件，一方面許多單位未配備必要的現(xiàn)代化網絡管理設備，給檔案管理工作帶來很多的不便另一方面，使用現(xiàn)代化網絡管理設備管理的電子檔案往往因計算機本身的存儲沒有進行加密處理、缺少對計算機毒或黑1客攻擊的防范措施等，存在著安全管理的潛在威脅。

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紙質檔案掃描

紙質檔案掃描應符合以下要求： 1、使用24位彩色模式、200dpi分辨率，按1:1的比例進行掃描，文件格式為TIFF。 2、每份文件掃描成一個TIFF文件，每張A0及以下幅面圖紙掃描成一個TIFF文件，超過A0幅面的圖紙可降低圖像質量位數(shù)（例如16位彩色）進行分區(qū)掃描，再將多個分區(qū)圖像合并為一個TIFF文件。 3、掃描件內容應與相對應的紙質檔案完全相同，且圖像清晰、完整、不偏斜、不失真、不漏頁。在紙質檔案文字偏小、密集、模糊等特殊情況下，可適當提高分辨率進行掃描。 4、掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊，以縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。

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數(shù)字化管理如利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。

一是人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進行分類，盡管都仿照統(tǒng)一的標準，但因每個人的理解能力不同，對同一份文件有不同的分類，因此不可避免地產生分類不準的現(xiàn)象，影響案卷質量，給利用工作帶來不便。而利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率。

二是用傳統(tǒng)的文書立卷方法立卷，當發(fā)現(xiàn)立卷的文件有遺漏和收集不完成時，就要拆卷，有要對卷內文件從新排序，卷內文件目錄也要重新填寫，重新編號，重新裝訂。

三是人工立卷歸檔時，經常需要對文件進行接邊的切邊，稍不留神，就會破壞文件全貌甚至切掉重要的批示和領導的簽字。使用計算機立卷歸檔、降低了檔案工作人員的工作量，提高了工作效率。既能完整地保存文件的全貌，又能按時完成歸檔工作，不至于出現(xiàn)文件積壓現(xiàn)象。從而使檔案管理人員從繁重的立卷中解脫出來。集中時間和精力致力于檔案與信息資源的開發(fā)和利用工作。

四是檔案電子化存檔為了保證檔案原有的性質不能把檔案給拆分進行掃描，都是需要不拆卷直接掃描的，非接觸式掃描儀能夠不拆卷掃描非常方便，現(xiàn)在的檔案室都在用這種設備，例如book2net系列的專門針對檔案用戶定制的機器。

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