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檔案數字化管理

數字化檔案管理系統是對傳統檔案管理工作的一次創新，能夠實現對檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統計、查閱等日常工作的數字化管理，并可通過組織系統專網實現檔案的網上瀏覽和遠程查借閱功能。對于檔案信息的本質特點所導致的利用障礙,我們可以通過轉換檔案信息形態或載體性質,組織和深度加工檔案信息內容,可以來彌補和相對弱化,這正是“檔案信息數字化”可以完成的任務。按照檔案業務工作流程，經過系統管理員的授權，單位內部領導和有關科shi可以在各自辦公室查閱檔案，外來查檔單位可以在閱檔室通過電腦查閱電子檔案，也可以通過網絡實現遠程閱檔。系統運行后，可以大大提高工作效率，提升工作服務的水平和質量，實現檔案由管理向信息研究與利用的質的轉變。

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檔案數字化管理的實現

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要實現檔案管理的數字化，關鍵的動作就在于需要將紙質的檔案，例如各種文字、圖表、聲像等通過掃描、錄入等方式存儲到計算機數據庫中，而要實現這個動作，一是需要有關硬件，二是需要電腦軟件。圖像處理掃描后的原始圖像需要進行優化處理，使得成品圖像清晰、端正。有關硬件即電腦設備、掃描設備、數碼相機等，電腦軟件即專門針對檔案管理進行開發設計的檔案管理軟件，例如“檔案-收發文及檔案管理軟件”。

檔案數字化的檔案掃描

1、掃描方式

1)根據檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應規格的掃描儀或專業掃描儀(如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀)進行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數字化轉換設備等進行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。一、拆卷1、檢查案卷的完整性，是否有缺頁、漏頁、錯編現象，正、副卷標注是否正確。

2）紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。

2、掃描色彩模式

1）掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。

2）頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進行掃描。

3）頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。

4）頁面中有紅頭、印1章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進行掃描。

3 、掃描分辨率

1)掃描分辨率參數大小的選擇,原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。

2）采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描時，其分辨率一般均建議選擇≥300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。

3）需要進行OCR漢字識別的檔案，掃描分辨率建議選擇≥300dpi。

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檔案數字化的圖像處理

1 、圖像數據質量檢查

1)對圖像偏斜度、清晰度、失真度進行檢查。發現不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像的處理。

2）由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應重新掃描。

3）發現文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像。

4）發現掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。

5）認真填寫相關表單，記錄質檢結果和處理意見。

2、糾偏

對出現偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應進行旋轉還原，以符合閱讀習慣。

3、去污

對圖像頁面中出現的影響圖像質量的雜質如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。

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