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檔案信息管理——環節劃分

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。由于現代檔案管理工作已成為復雜的系統，故也有按多層次進行劃分的方法。其一層次分檔案實體管理和檔案信息開發兩個子系統，各子系統又下分若干層次小系統。

檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統計等工作環節；檔案信息開發又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。整個檔案管理系統及其子系統在運行中都形成反饋機制。

檔案信息管理——維護使用制度

檔案數據網絡和信息設備維護使用制度

1、禁止外來計算機在未經許可情況下使用檔案管理系統。

2、嚴格按照計算機操作規程進行操作，如遇電腦故障本人無法排除，應及時請技術人員處理，不得隨意盲目操作。

3、認真保護計算機設備，保持設備清潔、整齊，禁止在計算機旁安放帶電、帶熱、帶水的物品，避免高溫及陽光照射計算機，機房溫度控制在22℃±5℃，相對濕度＜75﹪。

4、存、儲介質如移動硬盤、U盤應由專人保管、專門使用，禁止帶出外面使用，外來存儲介質禁止在檔案計算機上使用。

5、禁止利用檔案計算機訪問互聯網網站、玩電子游戲或者觀看娛樂節目。

檔案信息管理的特點

檔案信息管理化較之傳統檔案管理之間是不同的，與我們每個人都是息息相關的：

提高辦公效率數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。，干部的任用、干部的提拔都需要詳細準確的檔案信息。然而檔案數字化管理變可提供詳細、即時的數據信息，為決策提供服務。與此同時，數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。

由于信息的超時空流動，數字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。