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              省檔案館數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)信息推薦「多圖」

              發(fā)布時間:2021-09-10 15:48  

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              檔案信息管理概述

              數(shù)字檔案館是一個內(nèi)容管理系統(tǒng)、集成系統(tǒng)和數(shù)字信息長期保存系統(tǒng)的集合。作為以電子文件、檔案以及其他信息資源等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為主要管理對象的數(shù)字檔案館,它不僅僅起到一個數(shù)據(jù)中心的作用,也不僅僅起到發(fā)布利用的作用,而是具有有序處理和集成管理的功能。它的有序處理和管理過程包括收集、創(chuàng)建、確認(rèn)、轉(zhuǎn)換、存檔、管理、發(fā)布利用等涵蓋文件生命周期管理實踐的全過程。集成(integration)含綜合、融合、整合成為整體和一體化的意思。就數(shù)字檔案館而言,就是將集成管理理論應(yīng)用于涵蓋文件檔案信息資源生命周期管理實踐的全過程,即在管理思想上以集成理論為指導(dǎo),在管理行為上以集成機制為,在管理視野上突破管理業(yè)務(wù)流程機構(gòu)部門間的限制,并從全程管理的層面來對待各種檔案信息資源要素,提高各種管理要素的交融度,以利于優(yōu)化和增強檔案信息資源的真實性、完整性、有效性和有序性,提供以用戶需求為導(dǎo)向的檔案信息集成服務(wù)。



              檔案信息管理的益處

              在檔案實行信息化管理之下,用戶在借閱實體檔案的過程中將會變得更加方便與簡潔。通過檔案信息化管理系統(tǒng)可以查找到檔案目錄并索取到檔案的物理位置去完成借閱,在完成借閱的過程中,檔案實體的檔案號、題名、借閱人、借閱次數(shù)等多種信息將被自動記錄到檔案信息管理系統(tǒng)中以日志形式保存,為后期的檔案統(tǒng)計工作帶來了很大的方便。



              檔案信息管理系統(tǒng)的特點

              檔案信息管理系統(tǒng)還具備多方面感知、可靠傳遞和智能處理的特征,讓檔案實體被賦予了主動思考和處理事務(wù)的智慧,檔案實體可主動向檔案信息管理系統(tǒng)發(fā)送信息、更新系統(tǒng)中數(shù)據(jù)信息,獲取應(yīng)用對象的信息,從而給檔案信息管理系統(tǒng)提供更為完善的檔案狀態(tài)數(shù)據(jù),當(dāng)用戶需要通過檔案信息管理系統(tǒng)查詢某一檔案實體的相關(guān)信息時,檔案實體中的傳感能力將對用戶尋找檔案的過程進行引導(dǎo),此時的檔案富有智慧,服務(wù)模式也從被動轉(zhuǎn)換為主動服務(wù)。



              檔案信息管理閱的基本原則

              檔案信息管理查閱的基本原則,一定要注意保護好每一個檔案的安全,下面隨著我一起來了解一下吧,希望下面的信息可以給你帶來幫助!

              (1)嚴(yán)格管理。對于本部門保管的干部人事檔案,要建立健全查借閱制度,按照干部管理權(quán)限,明確可以查借閱檔案的單位范圍,規(guī)定可以查借閱檔案的事由,對查檔人員的身份、級別等做出相應(yīng)的限制。

              (2)安全保密。一是涉及和國家秘密的信息必須嚴(yán)格保密;二是組織內(nèi)部掌握的信息需要嚴(yán)格保密;三是干部個人的信息不能擴散。

              (3)規(guī)范程序。查檔人員首先要在本單位履行報批手續(xù),由本單位領(lǐng)導(dǎo)對是否需要查檔、查閱哪些檔案內(nèi)容進行把關(guān),按照要求進行簽批并加蓋;管門對查檔需求要進行審查,確保符合規(guī)定、手續(xù)完備,并按照程序報領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后提供相應(yīng)的查借閱服務(wù)。

              (4)方便利用。正確把握干部人事檔案保密與開放之間的關(guān)系,區(qū)別不同情況,滿足利用需求。



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