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文書檔案掃描公司每個重要會議或活動沖印出有代表性的照片3-5張，56寸均可，使用市檔案局統一裝具。逐張填寫照片說明，說明需包含六要素:事由(照片影像所反映的事件事務的情由)時間(事件發生變化產生的時間和拍攝時間)地點(被攝物所在的且體地點)人物(昭片上主要人物的姓名身份、位置)背景

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照片文書檔案掃描公司一般由底片、照片和說明三部分構成。照片文字說明的成分包括事由、時間、 地點、人物、背景、攝影者等六要素。事由按照片影像所反映事件、人物的情況編制填寫；時間指事情發生或事物變化、產生的時間和拍攝時間，用阿拉伯數字表示，地點指被攝特所在的具體地點；人物指照片影像上主要人物的姓名、身份；

背景指對揭示照片影像主題具有一定作用的背景。攝影者指照片的拍攝單位和拍攝人。文字說明要簡潔、通順。一般不超過200字。

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排列是指在分類方案的一級類目內，根據一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。同原《規則》“按事由結合時間、重要程度等排列”相比，修訂后的《規則》根據實踐經驗對排列原則進行了簡化，規定“按時間結合事由排列”，使之更加符合辦公自動化條件下歸檔文件的文書檔案掃描公司。

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