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檔案掃描

隨著信息化時代的到來，檔案信息電子化、辦公自動化是檔案管理的發(fā)展趨勢，只有提高1檔案管理者的專業(yè)知識、計算機操作技能以及綜合能力，才能使之成長為時代需要的復合型人才或信息專家，才能促進檔案事業(yè)高水平的持續(xù)發(fā)展。

利用網絡平臺還可以創(chuàng)建虛擬空間來發(fā)揮相應的檔案數據信息，將那些可選性強、目的性強、利用效果好的檔案信息，提供在線瀏覽功能，檔案管理者可以根據用戶的需要及時補充信息內容，以為用戶及時提供的檔案信息。

同時，現階段開展的檔案管理現代化工作的重要手段就是加快信息化進程，使用檔案管理專業(yè)軟件，一方面許多單位未配備必要的現代化網絡管理設備，給檔案管理工作帶來很多的不便另一方面，使用現代化網絡管理設備管理的電子檔案往往因計算機本身的存儲沒有進行加密處理、缺少對計算機毒或黑1客攻擊的防范措施等，存在著安全管理的潛在威脅。

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檔案掃描操作規(guī)范

操作規(guī)范： 檢查電源→開啟機器→掃描→補掃→機器保養(yǎng) 1、先檢查機器，再按規(guī)定分別開啟掃描儀和計算機，做好掃描前的一切準備工作。 2、領取檔案，進行掃描。掃描前必須根據檔案序號等情況分理清楚后再掃描，保證掃描圖像清楚、不歪斜、無黑邊、無雜點。 3、掃描時桌面上不得放置任何液體，杜絕一切可能損傷檔案的事情發(fā)生；掃描后的文件及時歸盒，移交下一環(huán)節(jié)。 4、愛惜機器設備，加強設備的維護保養(yǎng)，能及時處理作業(yè)中一般故障。 5、認真填寫生產流程表和掃描情況統計。

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檔案掃描步驟

掃描：

1、設置掃描參數：掃描參數包括掃描色彩模式、掃描分辨率、存儲格式、掃描件頁面大小等。其中，色彩模式為彩色模式，分辨率為300dpi以上，圖片存儲格式為JPEG、TIFF。

注：圖像存儲的文件夾名稱要與該文件的檔號一致，配有相關檔案掃描系統的平掃、高掃可以設置批次（圖像文件及文件夾名稱）。

2、進行掃描：掃描過程中，有抽走掃描的掃描件，在抽走頁數處用空白紙張代替掃描相同頁數，方便后期圖像合并；抽走通過平掃的檔案掃描后要及時將掃描形成的圖像的名稱改為檔案實體上的頁碼。掃描完成后將掃描件按原頁碼順序排列好。

檔案掃描數據檢查

數據檢查內容 （一）領取(歸還)檔案環(huán)節(jié)紙質檔案檢查 1、掃描組長依據管理科提供需要掃描的工程檔案號段，清點卷數，查看是否斷號、漏號。 2、登記《檔案出庫登記表》，注明領取檔案時間、庫房以及領取時間，一式兩份，一份由管理科持有，一份由掃描組長持有。 3、領取檔案。組長有序的組織檔案出庫工作，避免在搬移過程檔案遺失。 4、掃描結束后，將檔案按順序排列，登記《檔案出入庫登記表》，注明歸還時間，組織歸還。加急檔案則須等待管理科電話通知，不得擅自上架。 5、各組在庫房區(qū)作已掃描和未掃描標識，同時填寫共享的《檔案領取號段表》，避免重掃。 注：本環(huán)節(jié)檢查工作由掃描組自行檢查。 （二）掃描環(huán)節(jié)掃描數據檢查 1、掃描組自檢 （1）命名規(guī)范性檢查 檢查文件命名是否符合規(guī)范，命名規(guī)范參照新編《檔案掃描文件命名規(guī)則》（詳見附件1） （2）數據完整性檢查 檢查總卷數是否完整；檢查單卷總頁數是否完整，卷內目錄頁數和頁次是否正確，卷內目錄總頁數與卷內備考表是否相符，檢查圖像紙張完整性。 （3）掃描圖像質量檢查 質量檢查包括掃描分辨率、清晰度、偏斜度、黑邊、文件方向的檢查。 2、質檢組復查 復查方式和要求與掃描自檢性檢查相一致

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