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              發布時間:2021-10-10 02:50  

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              健全、完善科技檔案數字化管理制度,檔案數字化管理工作離不開制度支撐,制度化和規范化管理制度是檔案工作得以順利開展的重要保障,

              檔案部門應從檔案數字化管理的需求出發,結合組織結構、工作需求制定配套的檔案管理制度,做到明確檔案數字化管理內容、明確各級管理人員責權、明確獎懲措施,并實時結合工作實際不斷完善管理制度,優化工作流程,增強管理人員責任意識,以便提升檔案數字化管理工作實效,順應數字化發展大趨勢。

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              借助電子信息技術作為查詢檢索檔案的輔助手段,可以將行政檔案整理公司管理系統與辦公自動化系統銜接起來,使用接口程序將電子文件導入檔案信息管理系統的待歸檔臨時庫,由行政檔案整理公司管理員登錄檔案管理系統對電子文件進行立卷歸檔工作。

              如果檔案部門沒有實現檔案信息化,一般辦公自動化系統中都包含檔案管理功能,可以在辦公自動化系統中參與電子文件的立卷歸檔工作。同時歸檔仍然需要包括紙質文件的歸檔。所謂“無紙化”只是相對的,電子文件歸檔應當與紙質文件歸檔并存,并相輔相成不可分割。

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              按照照片內容分類、裝本后,需要把裝好的本根據類目排列上架。這里的問題是,類目之間要留有空位置,如果留得多了,會造成庫房空間空置,以后需要向前移位

              如果留得少了,空位置不夠,就需要向后倒位。比如:原設置政治類預留出1架,可放200本,第2架201本開始經濟類,如果實際裝本時政治類超過200本,那就要從201本起后移,并以此后移下去。如果到一定時間需要定本時,政治類只有150本,那么后面經濟類的本就要前移,再后面其他類的本依次順序前移。這種倒架工作費工費時,但是,如果按分類裝本上架又不能不倒,或往前倒或往后倒,否則,同類照片檔案就不能放在一起。

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