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檔案掃描

⒈認真無漏填寫紙質檔案前處理、掃描交接單。

⒉對每份文件的每頁進行糾偏處理，其左右歪斜偏差小2度。

⒊對橫向排放的頁面進行左右旋轉90或270度處理，以符合閱讀習慣。

⒋對于除文字內容外，紙張邊界內有個別較大的黑點、黑線條、黑框、黑邊時進行去黑處理。

⒌掃描過程中因操作原因或紙張質量引起的卡紙而導致的紙張破損或斷裂時，應盡可能按原縫隙粘貼好，再用平板掃描儀掃描。

⒍每一案卷紙質檔案掃描完后，掃描人員應核對案卷內每一文件的實際掃描張數與前處理人員填寫的文件張數是否一致，不一致時應在備注欄填寫具體原因或向現場管理人員詢問。

⒎A4寬幅單面掃描儀快速掃描雙面文檔并正確排序的使用方法。

先將全部正面掃描并保存后，再將全部反面掃描（中間的白頁也要掃描）。排序時每次將后一頁依次在雙數頁（2，4，6……）前插入即可，直到1大頁碼數減2為止。后將文檔中的空白頁刪除。在實際操作過程中，當全部頁數少于21時可用縮略圖中剪切與粘貼功能；當全部頁數大于21時可用CTRL E和數字鍵實現快速排序；后將空白頁刪除。

⒏R、G、B顏色過濾及其應用支持紅、綠、蘭三色過濾的掃描儀可以分別將紙張上的三種顏色之一過濾（不掃描），設置參數時應根據紙張的顏色選擇過濾或不過濾。例如：紙張上的紅色表格、表框、紅頭1文件時不能選擇過濾，當紅底黑字時就要選擇紅色過濾。

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檔案掃描前期工作

1.做好要進行掃描的檔案的前期處理

檔案部門所存儲的檔案一般都是采用“三點一線”的方式縫制后裝在案卷盒內的。為加快掃描速度,以及確保掃描質量,一般將縫制好的檔案拆開,以便于能用高速掃描儀進行掃描。在拆線的過程中,應該謹防刀具劃傷檔案以及其他因素對檔案產生的損傷。對于拆線的速度,應該與掃描速度相配合,一般拆完一卷掃描一卷,這樣可以防止由于拆好的檔案大量的堆積而造成檔案混雜或丟失;亦可以兩個人為一個小組,進行分工協作,一個人負責拆,一個人負責掃描。同時,在前期處理中,還應該對先前檔案整理的規范性進行檢查,如文件名與目錄是否對應、檔號章填寫是否正確、件內頁數標注是否有誤等,由于歸檔工作的不認真,在工作中上述錯誤現象極為普遍。

2.規范有關操作流程與標準

規范有關操作流程與標準是對與掃描工作有關的各個環節操作方法的統一,以便于掃描人員在具體操作時能夠有據可依,以防無效勞動的產生,造成人力、物力資源的浪費。一是掃描工作中各個環節都要責任明確,以防在出現問題時互相扯皮,以及由于責任不明確而造成的管理混亂等。二是規范掃描工作的操作流程,確保各個環節工作之間的有效銜接。如掃描人員從庫房中領取要掃描的檔案要履行嚴格的借閱程序、掃描數據移交的程序等。三是掃描數據質量標準的統一,如掃描數據信息的存放格式、分辨率等有關圖像質量參數的要求。同時,還應該加

強對掃描人員關于操作流程與標準的培訓與傳達力度,確保他們熟練掌握操作流程、熟知有關標準要求。

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檔案掃描服務

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數據掃描錯誤糾正和記錄

錯誤糾正和記錄 1、屬于明顯掃描及整改過程錯誤，不需要調用檔案核對的，由質檢組直接進行糾正，并告知掃描組。 2、存在錯誤或疑問，需要調用檔案核對的，由質檢組通知掃描組，糾正后再發給質檢組復核。 3、對存在錯誤的事項，由質檢員在相應數據表記錄的“檢查員”、“檢查時間”進行登記，錯誤原因在“備注”字段進行標注，以便于復核及統計匯總。 

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