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發布時間:2021-10-02 19:45  
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會議活動布置策劃的籌劃細節
不管什么樣的會議或者展覽,主辦者當然希望適宜的對象(客戶)參加。作為主辦者,邀請的方式非常重要。通常情況下,邀請包括信息發布、回執處理、確認通知等3個程序。
⒈信息發布--從媒體上分有印刷品(包括邀請信函、組織文件、會議通知)、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常的信息發布包括主題、時間、地點(暫定或者候選)、主要議程及安排、費用及標準等等,有些還附送會議(展)企劃書,可以讓參與者了解參加的意義及對會展的期望。
⒉回執--對于主辦者來說,回執是對會展企劃活動成功與否的判定標志之一。回執收到后,通常需要統計(回執單的設計非常重要,應當是合理且圓滿的,應當包括如下信息--明確的人數、職務、性別、聯系方式、預計到達目的地的時間、迎送要求等等)和確認回執有效(通常以會務費用是否交納為標志),接下來需要做的就是資源分配--主要是展位與酒店住宿的安排,回執確認即確認通知可以在這一切完成后發出。
⒊回執可以有多種形式--傳真、信函、電子郵件、網絡或者電話均可。回執需要注意的是,如果會展課題允許,應該考慮到參與者的特殊要求,譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習慣、住宿要求等,如果回執清楚,那么對會展的有序安排會起到很大幫助。確認通知--如果會務費用確認或者有其他方式可以確認,需要發出確認通知。同時發出的應該還有會展的確切地點、時間、議程、簽到程序及會展注意事項等。
會議活動布置策劃的簽到與入住安排
如果是小型商務會議,簽到相對簡單,僅僅是名錄登記。但如果是大型會議或者展覽,那么簽到就是一項復雜的工作。通常情況下,會議的簽到與住宿安排連在一起。
大型會議如果想要簽到過程不出現混亂,必要的流程及準備是必須的--回執統計表、簽到表格、引導及協助人員、住宿賓館準確的房間數量及房間號、房間分配表、鑰匙、標明入住者姓名及房號的小信封(內裝客房鑰匙,通常酒店可以提供)、入住酒店相對明顯的路徑指示、會議(展覽)須知、會議(展覽)詳細日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉說明及付費標準、返程預定及確認、會務交通使用方式及付費標準等等。如果可能,盡量使用電腦簽到。一般情況下,簽到服務人員應該不少于6人--工作時間應該根據會展參與人員抵達時間合理分配。如果事先將回執的項目設計得很周全,對于簽到及入住安排有很大幫助。
會議活動布置策劃的車輛調度
重要的國際性會議、行業重要會議、大區會議,參與者通常人數較多,身份較高,如果在主辦者所在地,車輛調度可能不成問題,如果在異地舉辦,那么車輛調度就值得好好研究。通常,異地舉辦會議基本上委托當地專業機構代理,車輛調度涉及到主辦者與代理方的溝通,還涉及到會議舉辦地的車源問題。對于主辦方,通常只提出用車要求及安排要求,而代理公司則要考慮時間安排、預定的合理車輛數量、行走時間及線路等等。因此,主辦方應該提前告訴代理方相對準確的與會者抵達時間、人數、此時間段內抵達客人的身份及車輛使用標準,并告訴代理方如果出現與預告情形不符時希望采取的彌補措施及愿意為此承擔的代價。