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檔案數字化

目前，檔案室保存的檔案信息形態主要以紙質、縮微膠片和底片等載體形式存在，檔案信息資源的經濟價值和社會價值難以充分實現，更難適應當代“數字化生存”的形勢。檔案數字化以后，對檔案的現代化管理、使用和傳播等都具有很重要的作用。

首先，檔案數字化能有效地保護檔案原件。其次，檔案數字化能改善檔案的利用方式

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檔案數字化掃描加工人員

即掃描、錄入的專業人員，組織電腦信息錄入、文檔資料掃描、文檔圖形圖像處理、檔案裝釘整理等，是檔案數字化的專業人員。

檔案數字化，就是用現代的數字技術來管理各類檔案，流程是這樣的：檔案接收—檔案掃描—掃描圖片的處理（非常簡單的處理）—目錄和掃描好的電子圖片導入檔案管理軟件。工資基本都不高，不過要做好，還是有點難度的。

具體工作要求：

1. 檔案資料、圖紙的掃描及后期整理 。

2. 檔案資料錄入、校驗和數據掛接。

3. 對掃描后的數據按照應用要求進行整理 。

4. 數字化加工過程管理工作 。

5. 相關文件、檔案拆解、掃描、編輯、裝訂、錄入等工作。

6. 了解掃描加工流程，相關軟硬件。

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實體檔案與數字化檔案管理方法

使用3Hmis檔案管理系統實現實體檔案資料與數字化檔案資料集中管理，并且，實體檔案資料分布存放于不同的庫房中，數字化檔案資料則集中存放于數據中心。

對于電子文件歸檔，將電子文件的處理痕跡一并歸檔是較好選擇，因為，在檔案資料查閱時，可以一并了解這份文件的形成與處理過程。

1、實體檔案分布式管理

實體檔案存放于辦公室綜合檔案庫房，實體資料則可采用分布式存放的方式，在綜合檔案庫房或分布于各委yuan會保管，并在檔案資料管理系統中，通過檔案資料存放位置地圖標識實體檔案資料的存放位置。

2、數字化檔案信息集中管理

數字化檔案資料集中在數據中心集中存儲和管理，設立專用檔案資料服務器和備份磁盤陳列，以便于管理與利用。

3、海量數字化信息的分區存儲

檔案資料數字化信息，將呈快速增長態勢。為了滿足這種快速增長的需要，而又不會使一次性投入過大，我們提出了分區存儲的概念。

分區存儲的含義就是將數字化檔案資料信息存放在不同的磁盤分區中，我們可以在現有的磁盤分區快要使用完畢時，再安裝新的磁盤分區，通過簡單的設置，即可將新增的檔案資料數字化信息保存到新的分區上來。

4、檔案管理分工

由辦公室負責綜合檔案管理系統的管理與維護，并承擔檔案庫的建設與相應實體檔案的管理，各wei員會可按照統一的規范與標準，各自負責其自有實體資料的管理及資料數字化工作。

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