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                                                            會議活動布置策劃的原則

1、利益主導原則

會展企業要獲得持續發展，每一個項目的推出都應實現某種預期的目標利益.作為一種服務性的項目，企業在策劃時應該考慮的利益包括:

2.會展企業自身的利益

對于每一個會展項目來說，會展企業都要在人、財、物、時間等方面投入，任同的投入都希望獲得回報.任同會展策劃都是從企業的利益出發而開展的，策劃任何項目都在考慮使企業盡量實現‘’投入一產出“的基礎上進行，能否保證會展企業自身利益的實現是衡量一項策劃是否成功的主要指標。企業的利益包括長期的利益和短期的利益，在策劃時應合理協調好長期利益和短期利益的關系，保證企業健康持續發展。

3.目標客戶的利益

會展企業的目標客戶是會展企業生存發展的根本。滿足客戶的利益，為客戶實現其價值，企業自身的利益才能獲得實現.因此在進行會展項目策劃時，要充分考慮客戶希望獲得哪些利益，并為實現客戶的利益進行合理的設計安排。比如一項展覽策劃，就是要通過策劃，為參展企業提供使其在參展中獲益的方案，包括展位的設計、展品的擺放、廣告的投放、專業觀眾的來源、參展商的貿易機會等。一項理想的會展策劃應該是一項實現客戶和企業自身利益的雙贏的策劃.

會議活動布置策劃的接待工作

據參加會議的人數不同、會議接待的準備工作的內容不同以及會議接待的方式不同，對會議的組織方法、禮儀要求也不同。

首先是會議的籌備工作，根據會議規模，確定接待規格，發放會議通知和會議日程。

會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、會務費、應帶的材料、聯系方式等內容。通知后面要注意附回執，這樣可以確定受邀請的人是否參加會議，準備參加會議的是否有其他要求等。對于外地的會議參加者還要附上到達會議地點和住宿賓館的路線圖。這個路線圖避免了外地人問路的許多麻煩。

會議日程是會議活動在會期以內每一天的具體安排，它是人們了解會議情況的重要依據。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會議通知一起發放，也會根據不同的情況而做出選擇。

會議活動布置策劃的籌劃細節

不管什么樣的會議或者展覽，主辦者當然希望適宜的對象(客戶)參加。作為主辦者，邀請的方式非常重要。通常情況下，邀請包括信息發布、回執處理、確認通知等3個程序。

⒈信息發布--從媒體上分有印刷品(包括邀請信函、組織文件、會議通知)、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常的信息發布包括主題、時間、地點(暫定或者候選)、主要議程及安排、費用及標準等等，有些還附送會議(展)企劃書，可以讓參與者了解參加的意義及對會展的期望。

⒉回執--對于主辦者來說，回執是對會展企劃活動成功與否的判定標志之一。回執收到后，通常需要統計(回執單的設計非常重要，應當是合理且圓滿的，應當包括如下信息--明確的人數、職務、性別、聯系方式、預計到達目的地的時間、迎送要求等等)和確認回執有效(通常以會務費用是否交納為標志)，接下來需要做的就是資源分配--主要是展位與酒店住宿的安排，回執確認即確認通知可以在這一切完成后發出。

⒊回執可以有多種形式--傳真、信函、電子郵件、網絡或者電話均可。回執需要注意的是，如果會展課題允許，應該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習慣、住宿要求等，如果回執清楚，那么對會展的有序安排會起到很大幫助。確認通知--如果會務費用確認或者有其他方式可以確認，需要發出確認通知。同時發出的應該還有會展的確切地點、時間、議程、簽到程序及會展注意事項等。