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發布時間:2020-08-16 04:27  
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檔案管理軟件的作用和意義一
1、準確反映企業的成長歷程
檔案記錄著企業成長的點點滴滴,何時開業,創業者是誰,何時盈利,何時擴張,戰略目標調整過幾次、掌門的人有無變動等等都可以從企業檔案中找到答案。企業發展何時平穩、何時動蕩,原因何在,也可以從中找到規律和解答。
2、防患企業商業秘密外泄
企業檔案無不涉及商業秘密,如果沒有統一管理,任憑管理人員個人處置,勢必容易丟失,丟失就有泄密可能。檔案不僅要統一管理,而且還有要保密意識。
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檔案管理軟件作用和意義二
企業宣傳的資料庫
檔案管理好的企業需要進行宣傳時,只需在檔案室調取資料就行了,不需要臨時抱佛腳,打亂正常工作,也不需要像演員彩排似的,勞命傷財,準備道具、背景。檔案管理好的企業,宣傳資料真實可信,對宣傳和擴大企業影響力有百利而無一害。檔案管理實在是一舉多得的事情。
檔案管理軟件優勢三
更好地實現檔案保密功能
一般的辦公軟件只能設置簡單的密碼,極容易造成泄密,而檔案管理系統軟件可以通過設置權限管理進行管理員、查閱人等角色分工工作,可以設置人員的查閱權限等,這樣就起到保密的效果。在查檔人進行查檔時,系統可自行記錄,形成查詢日志,對數據傳輸、用戶訪問、內容打印等操作進行了安全設計,以保證檔案的使用安全。檔案管理系統軟件還配備了電子鎖,這樣便可以鎖、機分離,即使別人打開了檔案管理人員的電腦,也無法打開1檔案管理系統軟件。