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企業檔案數字化費用通用圖、標準圖可放入相應一項目文件中或單獨組卷，其他涉及這些通用圖、標準圖的項目，應在卷內備考表中注明并標注通用圖、標準圖的圖號和檔號。

底圖以張或套為保管單位進行整理；產品局部或零部件變更、建設項目和設備儀器在維修和維護中形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中，亦可單獨組卷排列在原案卷之后，并在原案卷的備考表中予以說明和標注；產品升級換代、建設項目后評估、改擴建或重建所形成的科技文件應單獨組卷排列。

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靈活的電子公文傳閱流程替代了以往的純手工化流程，使各類文件直接通過OA辦公自動化系統迅速而準確的傳達到目標。

OA辦公自動化系統節約了辦公經費，減少了人力浪費。由于收到的所有均通過文件自動掃描儀掃描成電子版本，和收到的電子公文一起均由文件管理人員直接登記到OA辦公系統的收文管理欄，并呈送給相關領導進行閱批，整個過程完全實現了無紙化，省略了大量文件的打印、裝訂、粘貼、手工分閱、回收保存等環節，大大減少了辦公紙張的用量和打印設備的耗材，既節省了人力，又節省了財力。

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采用一案一卷原則，一卷一號的原則立卷。卷宗由封面、卷內文書材料、封底組成。其中：

1.封面、封底應采用區法律援助中心統一訂制的卷皮；

2.卷內文書材料以白色A4打印紙或白底黑格A4紙作為標準用紙；不能或不宜采用A4紙張時，可以采用相當規格的紙張；書證、照片等不符合A4紙張規格的文書材料，可以用A4紙張粘貼后入卷。

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