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以上人員的具體名單一旦確定，就應盡量發出邀請或通知。鑒于慶典的出席人員甚多，牽涉面極廣，故不到萬不得已，均不許將慶典取消、改期或延期。

其次，應當精心安排好來賓的接待工作。與一般商務交往中來賓的接待相比，對出席慶祝儀式的來賓的接待，更應突出禮儀性的特點。16、流程展架：嘉賓入場處設置會議流程展架一個，上面主要標明會議大致時間及嘉賓宴會方位圖。不但應當熱心細致地照顧好全體來賓，而且還應當通過主方的接待工作，使來賓感受到主人真摯的尊重與敬意，并且想方設法使每位來賓都能心情舒暢。

好的辦法，是慶典一經決定舉行，即成立對此全權負責的籌備組?；I備組成員通常應當由各方面的有關人士組成，他們應當是能辦事、會辦事、辦實事的人。

在慶典的籌備組之內，應根據具體的需要，下設若干專項小組、禮賓、財務、會務等各方面"分兵把守"，各管一段。其中負責禮賓工作的接待小組，大都不可缺少。

慶典的接待小組，原則上應由年輕、精干、身材與形象較好、口頭表達能力和應變能力較強的男女青年組成。

第六，行為要自律。既然參加了本單位的慶典，主方人員就有義務以自己的實際行動，來確保它的順利與成功。至少，大家也不應當因為自己的舉止失當，而使來賓對慶典作出不好的評價。其內容多為:開業儀式舉行的日期、開業儀式舉行的地點、開業之際對顧客的優惠、開業公司的經營特色。在出席慶典時，主方人員在舉止行為方面應當注意的問題有:不要:"想來就來，想走就走"，或是在慶典舉行期間到處亂走、亂轉。不要打周圍的人說"悄悄話"、開玩笑，或是朝自己的"領居"甚至臺上的人擠眉弄眼、出怪樣子。