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檔案數(shù)據(jù)存儲          

日常管理在文件歸檔前，收到的文件通常都是雜亂堆放，需要文件時難以查找。使用系統(tǒng)后，檔案管理員可將部門已有的收文、發(fā)文、會議紀要等重要文件用鉛筆編寫臨時件號，在系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，便于日常工作文件的查詢、瀏覽以及借閱操作。

歸檔文件

文件形成檔案后，用戶可通過手動錄入或Excel表導(dǎo)入的方式存儲檔案目錄數(shù)據(jù)以及掛接掃描件，管理員可搜索關(guān)鍵字查詢系統(tǒng)中的所有檔案文件進行借閱或移交操作。

檔案管理系統(tǒng)具備的特點有哪些？

一：支持多種檔案收集方式

支持在線傳輸，在線收集，離線收集等多種收集方式。

二：工程項目檔案收集的解決方案

鑒于工程項目檔案數(shù)量大，期限長，系統(tǒng)提供了存檔模板，離線收集等多種功能，解決了工程項目檔案管理的難題。

三：自動化和智能的文件組織過程

靈活，快速的描述方法，自動排序，編號，卷分組，裝箱等功能，實現(xiàn)很大程度的自動化并提高文件效率。

四：提高用戶服務(wù)水平

提供在線查詢，在線預(yù)覽，到期提醒功能，為客戶提供全方面的信息增值服務(wù)。

五：數(shù)據(jù)統(tǒng)計和報告

提供各種統(tǒng)計報告，以方便監(jiān)視，評估和管理文件管理。

六：操作日志

記錄系統(tǒng)的各種操作軌跡，以確保發(fā)生問題和可追溯性。

七：檔案借閱

系統(tǒng)支持電子和紙質(zhì)檔案借閱。電子貸的款到期后，系統(tǒng)將自動恢復(fù)文件。系統(tǒng)將自動將應(yīng)用程序提交給存檔管理員以供批準，還可以自定義文件借用過程。

檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)生的背景

1978年,我國進入了改革開放的新時期,與國外的教育交流迅速發(fā)展,尤其是2001年中國正式加入WTO之后,標志著中國對外開放進入了一個全新的階段,國家改革開放政策極大地帶動了出國留學(xué)生的派遣工作。國外學(xué)校一般要求留學(xué)生辦理相應(yīng)語種的成績證明、畢業(yè)的證明等相關(guān)檔案,這些檔案均由高校檔案館提供。外語類院校培養(yǎng)了大量的外語專業(yè)人才,他們對出國留學(xué)、訪學(xué)、交流有著很大的潛在需求,大連外國語大學(xué)檔案館2016、2017年度辦理出國證明均在一萬份以上。學(xué)校現(xiàn)有10個外語語種,33個本科專業(yè),因為語種、專業(yè)眾多,課程又分為必修課、選修課,選修課包括任選課和必選課,因?qū)I(yè)、年級、出國交換經(jīng)歷、選修課等因素的區(qū)別每一位畢業(yè)生的成績都是不一樣的,之前在實際工作過程中,檔案館采用人工翻譯的方式,每一張成績證明的錄入、翻譯都需要花費較長的時間。