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掃描儀主要由光電轉換部分、機械傳動部分和數據采集處理電路三部分組成。掃描儀的核心部分是完成光電轉換的光電轉換部分。掃描儀還可以與光學字符識別軟件OCR（OpticCharacterRecognize）配合，將掃描的文稿轉換成計算機的文本形式，省略大量的手工錄入文字時間。掃描儀是一種能夠把圖像資料輸入計算機的計算機輸入設備。圖片、照片、膠片、圖紙圖形以及各類文稿資料都可以用掃描儀輸入計算機，以圖片形式存儲。有人形象地把掃描儀成為“計算機的眼睛”。文檔資料管理是掃描儀應用廣泛的領域。

掃描儀使用方法說明：準備工作為了能夠將圖像客觀真實的反映出來，必須要保證光線能夠平穩的照到待掃描的稿件上，所以可以先打開掃描儀預熱幾分鐘，使機器內的燈管達到均勻發光的狀態，可以確保它的光線在某一寸的空間。在辦公室里掃描儀也能夠發揮它的功能，有了掃描儀的幫助人們掃描會變得更加的簡單跟方便，有效提高工作效力。

 掃描儀日常維護，定期清潔，由于掃描儀的靜電特性灰塵和污物十分容易吸附、堆積，使光學器件、傳動器件的功率受到極大的影響。易用性體現在硬件和軟件兩個方面。對硬件來說，主要看其操作是否方便快捷；軟件方面主要是看其是否具有人性化的設計思想，掃描儀的色彩深度高，就能真實反映原稿的色彩。掃描儀所反映的色彩越豐富，掃描的圖像效果就越真實，隨之形成的圖像文件也會增大。