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              發布時間:2021-10-12 08:35  

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              只有整理好的檔案,才能為檔案的保管、統計、檢索和利用提供基本的單位和完整的體系,為準確地鑒定檔案的價值提供、系統的依據。

              我們沒有計算機系統,都需要通過紙質目錄或卡片來查找檔案,這個時候的按卷整理方式,是將有聯系的若干檔案組成一卷,起一個案卷題名,化繁為簡。比如一卷有10個文件,那么就是將原本的10條目錄總結成1條目錄,相當于為我們將浩繁的檔案信息進行了一次提煉,在我們有限的檢索能力下(一行行地用眼看),通過提煉的案卷目錄,可以較快較準地找到相關的檔案。

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              檔案的收集

              檔案的收集是檔案管理工作的實際起點,主要指檔案室和檔案館接收和征集檔案及有關文獻,包括檔案室對本單位歸檔案卷的接收、檔案館對現行機關或撤銷機關移交檔案的接收、對社會各界人士捐贈檔案的接收、對散存在社會上的檔案和有關文獻的接收。檔案收集的基本任務是將應收藏的檔案集中到檔案機構中,即“化分散為集中”,便于保管及利用。

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