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檔案信息管理——如何做好檔案信息保密工作

加大對檔案保密工作的宣傳力度

對檔案保密工作的重要性進(jìn)行宣傳是當(dāng)前檔案管理工作的重要要求，同時也是檔案管理工作者的職責(zé)所在。要加強保密宣傳，使得檔案信息資源使用者能夠?qū)n案保密法規(guī)有所了解，要對相關(guān)的不合法行為以及責(zé)任加以明晰，從而避免出現(xiàn)相應(yīng)的犯法狀況。對于我國檔案法制建設(shè)來說，還會受到社會環(huán)境的影響，比如宣傳不到位和執(zhí)行力度不強等，所以，要進(jìn)一步加強對檔案法制建設(shè)的相關(guān)宣傳工作，使得社會公眾對檔案保密工作有所了解，增強檔案保密意識，真正做到依法保密。

明確職責(zé)，強化檔案管理人員的保密意識和管理素質(zhì)

因為檔案管理工作具有一定的特殊性，也因此擔(dān)負(fù)著比其他工作者更多的責(zé)任和義務(wù)，這些檔案管理工作者對檔案的安全性負(fù)有直接性的責(zé)任，因此在工作的過程中要有過硬的本領(lǐng)與技能，要保持清醒和警惕的頭腦，要做到手續(xù)情緒，避免出?F檔案泄露的狀況出現(xiàn)。因為當(dāng)前檔案管理工作者在工作過程中所接觸的信息很多都是未開放的，甚至很多都是涉及到隱私性質(zhì)的，這些信息往往會隨著管理者的社會活動帶到多個場合中，有時候在不知不覺中就將信息泄露了出去，因此，對于檔案管理者來說，不管是在什么樣的環(huán)境下，不管在怎樣的場合之中，都應(yīng)當(dāng)提高保密意識，要重視檔案信息安全性，只有這樣才能夠切實保障不將檔案信息泄露出去。

檔案信息管理的優(yōu)勢

智能檔案庫房有先進(jìn)的管理系統(tǒng)，真正做到了防潮、防蟲以及防盜，因為它可以利用自身的紅外檢測功能，實時檢測到庫房的溫度以及濕度是否達(dá)標(biāo)，給檔案以及房間營造一個舒適的環(huán)境；檔案智能庫房不僅能夠記錄相關(guān)人員的出入情況，還能在遠(yuǎn)程實時看到監(jiān)控錄像，具有十分強大的監(jiān)測管理系統(tǒng)。僅僅從這方面，就已經(jīng)可以明顯看出建設(shè)智能檔案庫房的意義所在！

城建檔案的檔案種類較多，特別是城市建設(shè)工程管理類、工業(yè)民用建筑類檔案有很高的查找利用價值，為領(lǐng)導(dǎo)決策、城市建設(shè)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、修史編志、房產(chǎn)登記、房地產(chǎn)糾紛、學(xué)術(shù)研究等提供大量可靠的原始憑證和參考資料。

近幾年，隨著城建檔案館檔案查閱利用在接待人次、調(diào)卷數(shù)量、出具證明等方面的工作量逐年增加，城建檔案服務(wù)社會的效能也不斷加強，館藏實體檔案數(shù)字化、建立豐富的數(shù)字檔案資源庫及完整的電子檔案索引目錄，為用戶提供準(zhǔn)確、快速、實時的網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)已成為城建檔案發(fā)展趨勢。我們將眾多項目的數(shù)字化加工經(jīng)驗整合在一起，形成了完善的數(shù)字化加工服務(wù)體系和體系。