行政檔案數字化公司的行業須知「繕文檔案」

 當今計算機信息技術的飛速發展，為行政檔案數字化公司工作現代化提供了廣泛的應用空間，同時也對檔案管理工作提出了更高的要求。那么如何應用現代信息技術促進檔案管理的發展，如何有效地提案管理效率？

無紙化辦公的特點　　辦公自動化是Office Automation的縮寫（簡稱OA系統），本意為利用技術的手段提高辦公效率，進而實現辦公的自動化處理。該系統是上世紀70年代中期發達國家為解決辦公業務量急劇增加對企業生產率產生巨大影響問題的背景下發展起來的一門綜合性技術。它的產生對辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進作用。

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電子文件的查詢利用將是現代化檔案管理工作的重要組成部分，檔案只有充分的得到利用才能體現其應有的價值

電子文件查閱利用需要完善的流程管理和制度，查閱權限能夠分配、控制，對開放的電子文件自動記錄利用效果統計；檔案利用人員能夠申請查閱，提交的查閱申請能夠實現流程化，并實現多級審批，檔案管理人員能夠審批的可以直接審核，需要提交領導批準的電子文件則需要進行多級審批；審核后的電子文件在授權時間允許范圍內能夠進行利用效果登記，利用到期后自動收回權限取消授權。

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行政檔案數字化公司時封面項目填寫完整、準確，美觀整潔。還要注意卷內文書材料齊全，內容填寫完整，裝訂順序正確。

其中：

1.卷宗目錄中，一份材料編為一個序號，標題、頁碼填寫完整、準確，頁碼應當填寫起始頁碼至終結頁碼，相同的材料只裝一份，不重復裝。

2.卷內文書材料按卷宗目錄次序排列，并逐頁編排頁碼，寫在文書材料每頁的右上角；若文書材料背面有內容，頁碼寫在背面的左上角。卷內文書材料有頁碼重復或者缺頁的，應當加以注明。

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分類是圖書、檔案、情報及照片行政檔案數字化公司的方法之一，或主要方法之一，但是如果把它作為管理方法和檢索途徑，勢必會造成漏檢率高。

原因一，在某些情況下，一張照片可能反映的是一個類或主要是一個類，但是很多情況下，一張照片可能反映的是兩個類或三個類或更多的類，隨著時代的發展，一張照片涵蓋的信息呈多元化，這就為準確分類帶來難度。尤其是現在新聞發稿照片涉及的面之廣、照片涵蓋的信息之多，使得現在的“類”越來越難分。 原因二，人們對一張照片所屬類目的理解難以統一。不同分類人可能把同一張照片分到不同的類，這也為查找帶來難度。而且，在分類的把握上，人的主觀判斷帶有的隨意性也會導致類目確定的不穩定性，而將這種主觀的判斷作為檢索路徑，就容易出現找不到或找不全檔案的情況。

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