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發布時間：2020-12-17 09:58
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會議活動布置策劃的選擇
1, 列出可供選擇的清單
確定了場地，策劃的工作就進入了快車道，通過以下步驟，整個會議策劃方案就會很快出爐了：整體策劃框架草擬，按照之前的工作和現有的所有信息，先把整個會議的流程和方案想象出來，越具體越好招開策劃動腦會，這個會議上，你需要把專業的會議策劃人士找來，比如SINO-MEETING；也要把主要的決策人員找來，在你的草擬方案基礎上，展開討論和動腦落稿-再討論-修正-再討論，一般，從一稿的策劃書到落實的方案，如果策劃人員經驗到位的話，多3次往返討論，就可以把方案細化到執行層面，是否到了細化到了執行面，關鍵要看是否已經擬出了“工作時間進程表”“任務分工表”“物品清單”“成本分析表”這幾張重要的執行文件。
會議活動布置策劃的組織分工
a.會務組：負責會務組織、會場布置、會議接待簽到等會議的組織、協調工作。
b.秘書組：負責擬定會議方案，準備各種會議文件和資料，做好會議記錄，編寫會議紀要、簡報等工作。
c.接待組：負責生活服務、交通疏導等服務等工作。
d.宣傳組：負責會議的娛樂活動、照相服務和對外宣傳報道。
e.財務組：負責會議經費的統籌使用和收費、付帳工作。
f.保衛組：負責防火、防盜、人身案例和財務安全、保密工作。
會議活動布置策劃的會場選擇
選擇會場，要根據參加會議的人數和會議的內容來綜合考慮。達到以下標準:
一:大小要適中。會場太大，人數太少，空下的座位太多，松松散散，給與會者一種不景氣的感覺;會場太小，人數過多，擠在一起，像鄉下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會開好。所以，英國丘吉爾曾說:"不用太大的房間，而只要一個大小正好的房間。"
二:地點要合理。歷史召集的會議，一兩個小時就散的，可以把會場定在與會人員較集中的地方。超過一天的會議，應盡量把地點定的離與會者住所較近一些，免得與會者來回奔波。
三:附屬設施要齊全。會務人員一定要對會場的照明、通風、衛生、服務、電話、擴音、錄音等進行檢查，不能夠因為"上次會議是從這里開的，沒出什么問題，"就草率地認為"這回也會同樣順利"。否則，可能會造成損失。
四:要有停車場。現代社會召集的會議，"一雙草鞋一把傘"趕來開會的人已經不多了。轎車、摩托車都要有停放處，會才能開得成。
會議活動布置策劃的籌劃細節
不管什么樣的會議或者展覽，主辦者當然希望適宜的對象(客戶)參加。作為主辦者，邀請的方式非常重要。通常情況下，邀請包括信息發布、回執處理、確認通知等3個程序。
⒈信息發布--從媒體上分有印刷品(包括邀請信函、組織文件、會議通知)、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常的信息發布包括主題、時間、地點(暫定或者候選)、主要議程及安排、費用及標準等等，有些還附送會議(展)企劃書，可以讓參與者了解參加的意義及對會展的期望。
⒉回執--對于主辦者來說，回執是對會展企劃活動成功與否的判定標志之一。回執收到后，通常需要統計(回執單的設計非常重要，應當是合理且圓滿的，應當包括如下信息--明確的人數、職務、性別、聯系方式、預計到達目的地的時間、迎送要求等等)和確認回執有效(通常以會務費用是否交納為標志)，接下來需要做的就是資源分配--主要是展位與酒店住宿的安排，回執確認即確認通知可以在這一切完成后發出。
⒊回執可以有多種形式--傳真、信函、電子郵件、網絡或者電話均可。回執需要注意的是，如果會展課題允許，應該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習慣、住宿要求等，如果回執清楚，那么對會展的有序安排會起到很大幫助。確認通知--如果會務費用確認或者有其他方式可以確認，需要發出確認通知。同時發出的應該還有會展的確切地點、時間、議程、簽到程序及會展注意事項等。
