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檔案掃描數據匯總及處理

數據匯總及處理 1、掃描組完成本批次數據的自檢后，檔案掃描費用，即可提交給質檢組進行檢查。當月數據應在當月30日時完全提交至質檢組。 2、質檢組每月5日前完成上一批數據的質檢，檔案掃描軟件，并填寫《掃描數據入庫登記》。 3、質檢組通過檢查后，對數據進行匯總，將本批次匯總數據提交“審核數據庫”。 4、由系統管理員對“審核數據庫”的批次數據進行復檢，并將通過復檢的數據匯總到總檔案掃描數據庫中，并提交到“檔案數據庫”目錄。 5、系統管理員將復檢通過的掃描數據批次追加到服務器備份，然后對相關科1室進行更換和通知。

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檔案掃描方法

一、掃描工作的前期準備

1.做好掃描工作的頂層設計

做好掃描工作首先要搞好本單位掃描工作的頂層設計，即掃描工作與有關工作之間的統籌規劃，主要分為三個方面的內容。一是協調好立檔單位與檔案館之間掃描工作的分工。明確檔案在立檔單位掃描還是在檔案館掃描，以便于各單位做好自身工作任務的安排。二是統籌好檔案部門一個年度內掃描工作任務量與其他工作之間的關系。掃描工作是一項常態化的任務，應該對本單位目前既有的工作量進行統籌，合理制定工作計劃。如果工作量過大，必然會導致“趕工”現象，使掃描質量下降，同時還會影響和干擾正常的辦公秩序;如果工作量制定過小，掃描速度趕不上檔案移交進館的速度，將會導致檔案的積壓，而且也會使這些檔案無法得到及時、有效的利用。三是規劃好要進行掃描的檔案之間先后順序的關系。應該按照對檔案利用需求的急緩程度進行掃描，利用需求大的檔案優先進行掃描。

2.掃描工作軟硬件設備的配置

掃描工作軟硬件的配置是做好掃描工作的物質基礎，良好的配置可以提升掃描工作的效率。首先是設備配置的效費比問題。由于掃描工作對設備功能性要求單一，過高的配置會造成資源的浪費，應該根據工作的實際需求，合理配置，提升設備的性價比，為單位節約資金。其次是軟件的可操作性與方便性。檔案掃描軟件應該充分考慮到檔案部門中大部分人的接受能力。在考慮到軟件功用性的基礎上，兼顧軟件的可操作性和簡便性，一般采用封裝性比較好的軟件產品。如果軟件操作過于復雜，勢必會遭到抵1制，降低工作效率，應該努力在軟件的可操作性、方便性與功用性之間尋找平衡點。再次就是設備的配置要考慮到發展的因素，確保現階段的配置能夠滿足在今后一定時期內的可用性，避免設備因不能滿足發展的需求而過早的更新換代。

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檔案掃描中注意事項

1.做好掃描數據的維護

對于掃描數據的維護主要是確保數據信息的完整性以及對數據質量的控制。一是做好對掃描數據完整性的審查。在掃描過程中，由于失誤，可能會導致某份文件或一份文件內個別頁面的漏掃或重掃。如果不及時地查出，必將會給后續的利用工作帶來麻煩，因此應該對掃描數據做好審查工作，檔案掃描，謹防漏掃或重掃現象給數據帶來的不完整或不規范。二是做好數據信息的質量控制。對于由于機器及操作原因致使數據極不清晰而無法使用的，檔案掃描多少錢，要重新掃描;對于數據信息中所存在的“噪點”應該予以消除，但“去噪”工作應該區別對待，應該視“噪點”為檔案本身所有的還是由于人為以及機器原因導致的，盡量保全檔案的原始性標記。

2.掃描程序的遵守與規定的落實

掃描工作的操作對象是檔案實體，由于檔案的惟一性與憑證性，不允許發生檔案實體的丟失與損毀現象，因此掃描工作中要嚴格遵守操作程序和規定。一是正確處理好工作與成績之間的關系。成績的取得是以安全為前提的，為成績而違規操作，導致問題發生，必將抵消成績或造成對成績的否定。因此在日常的掃描中，要處處小心，嚴格履行有關規定，謹防丟失以及損毀現象的發生。二是做好有關程序遵守與規定落實的監督。加強在各個環節中對掃描人員的工作指導，幫助其規避一些易發生的誤操作，糾正工作中不良習慣，確保掃描工作在安全的基礎上出成績。

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