保險檔案掃描軟件-東方明德-檔案掃描

檔案掃描步驟

掃描：

1、設置掃描參數：掃描參數包括掃描色彩模式、掃描分辨率、存儲格式、掃描件頁面大小等。其中，色彩模式為彩色模式，檔案掃描，分辨率為300dpi以上，圖片存儲格式為JPEG、TIFF。

注：圖像存儲的文件夾名稱要與該文件的檔號一致，配有相關檔案掃描系統的平掃、高掃可以設置批次（圖像文件及文件夾名稱）。

2、進行掃描：掃描過程中，有抽走掃描的掃描件，在抽走頁數處用空白紙張代替掃描相同頁數，方便后期圖像合并；抽走通過平掃的檔案掃描后要及時將掃描形成的圖像的名稱改為檔案實體上的頁碼。掃描完成后將掃描件按原頁碼順序排列好。

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檔案掃描前期工作

1.做好要進行掃描的檔案的前期處理

檔案部門所存儲的檔案一般都是采用“三點一線”的方式縫制后裝在案卷盒內的。為加快掃描速度，以及確保掃描質量，一般將縫制好的檔案拆開，以便于能用高速掃描儀進行掃描。在拆線的過程中，應該謹防刀具劃傷檔案以及其他因素對檔案產生的損傷。對于拆線的速度，應該與掃描速度相配合，一般拆完一卷掃描一卷，這樣可以防止由于拆好的檔案大量的堆積而造成檔案混雜或丟失;亦可以兩個人為一個小組，進行分工協作，一個人負責拆，一個人負責掃描。同時，在前期處理中，房地產檔案掃描整理，還應該對先前檔案整理的規范性進行檢查，如文件名與目錄是否對應、檔號章填寫是否正確、件內頁數標注是否有誤等，由于歸檔工作的不認真，在工作中上述錯誤現象極為普遍。

2.規范有關操作流程與標準

規范有關操作流程與標準是對與掃描工作有關的各個環節操作方法的統一，以便于掃描人員在具體操作時能夠有據可依，以防無效勞動的產生，造成人力、物力資源的浪費。一是掃描工作中各個環節都要責任明確，以防在出現問題時互相扯皮，以及由于責任不明確而造成的管理混亂等。二是規范掃描工作的操作流程，確保各個環節工作之間的有效銜接。如掃描人員從庫房中領取要掃描的檔案要履行嚴格的借閱程序、掃描數據移交的程序等。三是掃描數據質量標準的統一，如掃描數據信息的存放格式、分辨率等有關圖像質量參數的要求。同時，還應該加

強對掃描人員關于操作流程與標準的培訓與傳達力度，確保他們熟練掌握操作流程、熟知有關標準要求。

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檔案掃描的意義

(一)提高了經濟效益。數字化管理檔案通過新形式，將傳統的主要以紙質為載體的檔案信息對象轉化為機讀檔案，極大地減少了保管存儲費用，還在一定程度上節省了占地空間，查閱起來也節約了大量時間，從而也避免了因反復印刷復印資料而造成的紙張消耗和人員利用。

(二)提高辦公效率。檔案數字化能夠提供詳細、即時的數據信息，使查詢資料變得非常方便快捷，也大大減少了辦公人員的工作量，減輕其負擔。檔案庫也從原本的文件實體保管擴展成了提供信息的信息保存調用中心。

(三)提供全1面的服務工作。檔案數字化通過互聯網、局域網、政務網進行檢索、儲存閱讀電子檔案、提高管理水平、提高1檔案業務部門的服務水平，為檔案面向社會服務大眾及其自身內部管理提供了更為全1面的服務工作。

(四)實現更高的社會價值。檔案自身的重要性決定了其所具有的社會價值，它也絕1對是社會歷史發展進程中一個不可或缺的方面，它承載著過去，為現在所利用，更能夠使我們更好地規劃未來。數字檔案的建設，保險檔案掃描軟件，涉及不同的領域和行業，傳承著人類文明，為社會1主義政治經濟建設服務，有力地1推動了我國各項事業的建設發展。

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